会計は取引を分析し記録するプロセスです。取引分析と仕訳入力は、会計サイクルの最初の2つの段階です。転記は、仕訳伝票を総勘定元帳に転送することです。総勘定元帳には、通常、勘定ごとに個別のフォームが含まれています。仕訳は取引を時系列で記録し、元帳は取引を勘定ごとに要約します。 John Ellis Priceの "College Accounting"などによると、投稿はいくつかの簡単な手順で構成されています。
アカウント名
最初のステップは、元帳フォームにアカウント名と番号を入力することです。ある会社の2つの主要財務諸表、損益計算書と貸借対照表は異なる勘定を持っています。損益計算書勘定科目には、売上（別名収益）、売上原価、マーケティングおよび広告宣伝費、減価償却費、利息および税金が含まれます。貸借対照表勘定には、現金、売掛金、買掛金、社債、減価償却累計額、利益剰余金および普通株式が含まれます。減価償却費は、耐用年数にわたって固定資産の原価を徐々に配分することです。
エントリー詳細
2番目のステップは、会計期間中に各アカウントの各仕訳の日付、説明、および参照番号を転記することです。参照番号は「J#」の形式にすることができます。ここで、「J」は会社のジャーナルを表し、「#」はジャーナルのページ番号を表します。例えば、J1は、その項目がジャーナルの1ページからのものであることを意味します。説明は仕訳帳と同じです。たとえば、「現金領収書、請求書番号11-1097」などです。
借方と貸方
借方または貸方の記録は、転記プロセスの次のステップです。各取引には、少なくとも1つの借方と1つの貸方が必要です。借方は、現金や在庫などの貸借対照表の資産勘定を増加させ、マーケティング費用や給与費用などの損益計算書の費用勘定を増加させます。借方は、支払手形などの貸借対照表負債勘定、および利益剰余金などの株主持分勘定科目を減少させます。借方は、損益計算書の売上勘定も減少させます。貸方は、貸借対照表負債勘定科目、株主持分勘定科目および売上勘定科目を増加させます。貸方は貸借対照表の資産勘定および費用勘定を減少させます。
バランス
4番目のステップは、各口座の現在の借方と貸方残高を計算することです。たとえば、現金アカウントに3つの異なる日付で1万ドルの借方記入、5,000ドルの貸方記入、および25,000ドルの借方記入がある場合、合計借方は$ 10,000プラス$ 25,000、または$ 35,000で、合計金額は$ 5000です。したがって、最終日の借方残高は35,000ドルから5,000ドルを引いた値、つまり30,000ドルです。
エラー修正
転記プロセスの最後のステップは、数学的エラーとデータ転送エラーをチェックすることです。会計ソフトウェアパッケージは自動化によってこれらのエラーを減らすかもしれませんが、数字を検証することはエラーが財務諸表に伝播するのを防ぐために慎重なステップです。
