ビジネスを営む人は誰でも、仕事を成し遂げるために従業員が正しいステップを踏むことを確実にするという課題に直面しています。これは特に、製品を製造したりサービスを提供したりする会社、規制を強制しなければならない政府機関、および患者の健康に頼っている病院のような組織に当てはまります。これらの懸念は、従業員が正しいステップに従うことを確実にすることに関してどのようにして起こるのでしょうか。彼らは全体的なパフォーマンスを向上させる上で各従業員の役割を指定する質の高い手順を書きます。
内部品質と外部品質の違いを理解することから始めます。内部品質とは、経営陣や従業員の業績の向上など、内部業務を改善するための会社の試みを指します。外部品質とは、高レベルの顧客満足度を維持するための会社の取り組みを指します。
内部の質を向上させるために執筆手順に焦点を合わせます。サポートスタッフから上級管理職まで、社内の全員が参加する必要があることを強調してください。ただし、新しい手順に対する従業員の回答に真の関心を示した場合、従業員の関与が促進される可能性があり、その結果として士気が高まります。
製造業者やサービスプロバイダが使用するための品質標準マニュアルを発行している国際標準化機構（ISO）からアドバイスを受けてください。 ISO 9004は、一般市民向けのISO規格を解釈している、Praxiom Research Group Limitedによれば、企業は「改善を支援する社会文化的環境を構築する」ことを推奨しています。従業員と企業情報を共有し、上司が正しい例を設定することで従業員の仕事の改善を促すことができます。
品質プロセスの改善を測定するためのシステムを開発します。もう一度、ISO 9004は、企業が顧客満足度と従業員の専門能力開発、つまり総合品質管理システムの主要な要素を測定する方法を学ぶことを推奨します。
優れた製造慣行の世界的リーダーであるGMPが、質の高い手順を作成しようとしている企業に提案することを検討してください。 GMPは、管理者がそれぞれの仕事を理解してから手順を書くことを提案します。彼らは彼らの特定の仕事を遂行するとき従業員が従わなければならない重要なステップをリストするべきです。
質の高い手順を日常の言葉で書く。 GMPによると、「短くて簡単な文章を使用することで、手順の読みやすさを向上させることができます。」
従業員が注意を向けられるように、手順をどのようにパッケージ化するかを学びます。たとえば、目を引くページ、目次、インデックス、魅力的なビジュアルをデザインするには、GMPが追加のステップを踏むことをお勧めします。
あなたの品質手順書や指示に写真を使用してください。絵はあなたの指示を理解しやすくするだけでなく、重要な点を強調するために、あるいはそうでなければ従業員の興味をそそるために使用することができます。
