電子メールやその他の電子的なコミュニケーション手段が紙の手紙を意識の限界に押し上げている可能性がありますが、手紙を書くという芸術は死んでいると示唆するのは誤解を招くでしょう。それどころか、企業は毎日、手紙を使って情報を送り、重要な条件を顧客に伝え、そして何かを受信者の手に渡せるようにしています。あなたが受取人を知っているときはセミフォーマルな手紙が適切ですが、友人としてはそうではありません。
準形式は正しい形式ですか？
ビジネスレターを作成するときは、常に受信者を考慮してください。セミフォーマルレターは、受取人を知っているか、定期的に連絡を取り合う場合に適しています。たとえば、簿記や主要サプライヤのオフィスマネージャの面倒を見ている会計士などです。あなたがその人物をまったく知らない場合は、正式な書体を選択してください。セミフォーマルな手紙はインフォーマルな手紙よりも丁寧です。あなたが政府の規制当局に書くかもしれない公式の手紙のタイプとあなたが友人に書くかもしれないリラックスしたスタイルの手紙の間のクロスとしてそれらを考えてください。
標準のビジネスレターフォーマットに従う
セミフォーマルレターは標準のビジネスレターフォーマットに従います。それはあなたが中立的なトーンを作成するためにあなたが修正するのは言語だけです。あなたの会社のレターヘッドが印刷されている文房具を選び、ページの左上に受取人の名前と会社の住所を書いてください。あなたが供給会社のCEOに手紙を書いているのであれば、内部アドレスは次のようになります。
Catherine Torrance、CEO
アクメ会社
123アクメストリート
オクラホマ州バートルズビル74003
次に、月日日の形式で日付を書きます。月を「2018年3月28日」という言葉で書くのは、業務用の書き方では普通のことです。
挨拶文を選択してください
受信者の姓にコロンを続けて使用します - "Dear Mr. /夫人/ Miss / Ms。姓："複数の受信者については、すべての受信者の名前をリストしてください - "Tomakerさん、Bennett氏およびDr Toulson-Smith： "名前を書いてはいけません。それは失礼だと見なされます。受信者の名前がわからない場合は、オンラインで調べて名前を見つけます。最後の手段として、 "Dear Sales Director："などの一般的な挨拶文を使用してください。このシナリオでは、あなたの手紙 "Dear Sir"または "Dear Madam"に対処し、正式なトーンを使用することが望ましいでしょう。
明確にするために体を構成する
あなたの手紙の本文は丁寧でニュートラルなトーンを打つべきです。たとえば、「さらに」の代わりに「また」、「しかし」の代わりに「しかし」のように、正式な単語の代わりに日常の単語を使用します。 「私」、「しない」、「しない」などの契約は、会社の住居のスタイルに合っていれば、準正式な手紙でも大丈夫です。あなたが書いている理由を説明することによって開き、論理的な方法で2から4段落の上にあなたの残りのポイントを作る、段落ごとに1つのアイデア。受取人の時間を尊重し、できるだけ短く、そしてできる限り正確にその手紙を保管してください。
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セミフォーマルな文字を四捨五入するためのさまざまなオプションがありますので、以下のリストから丁寧で真面目な終わりを選択してください。
- 粛白、
- 敬具、
- 敬具、
- 敬具
- 心から、
- ご多幸を祈る、
名前とタイトルを入力して終了し、文字を印刷して、名前とタイトルの間のスペースに名前を入力します。
セミフォーマルレターの例
まとめると、これは短いセミフォーマルな手紙の例です。
ミアーズさんへ
2019年の産業用販売会議でゲストスピーカーとワークショップのファシリテーターになるよう正式に招待します。
この会議のテーマは、「セールス：テクノロジーの波に乗る」です。 2019年10月3日から5日まで、ニューオーリンズのアーネストN.モリアルコンベンションセンターで開催されます。
あなたの情報については、Intelligent SalesのKaterina Houlden氏が基調講演の最初の講演者になります。彼女の発表のテーマは「Mastering Sales Big Data」です。あなたがwww.indsalescon.netで私たちの会議ポータルにログオンした場合は、現在のドラフトプログラムとスピーチやワークショップが暫定的にカバーする予定の具体的なテーマを見ることができます。
今年の参加者数は、4,000人の参加者と80人の講演者の間で、最高になると予想しています。あなたがこの名誉あるイベントに貢献することができれば私は嬉しく思います。
5月30日までにご返信ください。そこから、私があなたが必要とするかもしれないさらなる情報をあなたに提供することができます。
ご多幸を祈る、
ジェーン・ドウ
