ビジネス会議の議題は、会議で議論される重要事項を伝えるために使用されます。この文書では、すべての参加者が会議のトピックに適切に備えることができます。
ビジネス会議の議題は特定の質問に答える必要があります。議論のトピックは何ですか？それはなぜ議論されるべきですか？誰がディスカッションに参加しますか？誰が特定のトピックを担当していますか？この議題は、会議でどのくらいの期間議論されますか。
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会議の議題をタイトルとファイル名として使用して、新しい文書を作成します。あなたの便宜のために、あなたはこの方法であなたのファイル名をフォーマットしたいかもしれません：ミーティングアジェンダ_YYYY_MM_DD。このように、あなたがあなたのフォルダーを調べるとき、どんな特定のアジェンダも見つけやすいでしょう。
会議の日付、開催地、会議に参加している人の名前を入力します。この情報は、特に特定のトピック、プロジェクト、または問題の進捗状況を追跡する際に重要になります。
「会議の予定日（会議の日付）」というタイトルの5列のテーブルを作成します。
最初の列のタイトルとして「トピック」と入力します。次に、議論する会議の各トピックを入力します。
2列目のタイトルに「Goals / Targets」と入力します。会議中に各トピックの望ましい最終結果を非常に簡潔に述べます。
3列目のタイトルとして「チーム」と入力します。トピックを提示したり、それに代わって話をしたりする責任がある人々に注意してください。トピックにチームリーダーがいる場合は、それにも注意してください。
4列目のタイトルに「Strategy」と入力します。トピックにどのように対処する予定があるかをリストします。例としては、アイデアを生み出すための「ブレインストーミング」、選択された結果やプロジェクトを検討するための「レビュー」、決定を下す必要がある場合は「決定」、一般的な情報を共有する必要がある場合は「情報」などがあります。
5列目のタイトルとして「Time」と入力します。各トピックが議論のために割り当てられる分数を示します。これは、会議室でアイデアの良い流れを維持し、会議に構造を提供するために必要です。
各行に既知の情報をすべて入力したら、文書を保存してください。
ヒント
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表は、会議で話し合うためにトピックを整理するための基本的な方法にすぎません。特定の項目がすべて含まれている限り、ビジネス会議の議題を自由にフォーマットすることができます。
選択したトピックについて話し合うために十分な時間を割くことが重要ですが、それほど多くの時間をかけないでください。そうしないと、話し合いが続けられる傾向があります。プレゼンターに、トピックについてどのくらいの時間が必要かを尋ねます。
会議に出席する全員が、会議の少なくとも前日に議題を受け取るようにしてください。これにより、全員が必要に応じてアジェンダの変更を準備して修正する時間を確保できます。
