オフィスワークロードを整理する方法

大きな机の後ろに座っている忙しい、ハイレベルのエグゼクティブの姿を、一枚の紙のようにせずに誰でも見ることができます。外観は現実を信じています、その役員はおそらくあなたと同じくらい忙しいですが、彼は彼のオフィスの作業負荷を整理する方法を見つけました。あなたがあなたのために働くシステムを開発する限り、あなたもできます。これは、他のものを却下しながら、いくつかの「実証済み」の手法を採用することを意味するかもしれません。そのような上級管理職のように、あなたが担当していること、そしてあなたが自分のワークロードのコントロールをつかむ前に、自分のワークロードのコントロールをつかむことがあなたを優先することを忘れないでください。

情報の確認が終わったら、迅速に情報を省略できるように、ファイリングシステム（電子および紙）を確立します。多くのビジネス専門家は「マスタースタッカー」であり、最終的に彼らを圧倒する紙の山を蓄積する傾向があることを意味します。プロジェクトに取り組むことを約束し、それが終わったら、速やかにそれを提出してください。紙のファイルの場合は、色分けされたファイルシステムを確立します。各色は自分にとって意味のあるメッセージを表します。たとえば、緑色が「高優先」、黄色が「中優先」、赤色が「低優先」を意味する3色の階層システムを実装します。または、机の上のファイル数を減らすには、2色システムを使用します。コンピュータファイリングシステムを作成するために同じロジックに従ってください。

毎日のやることリストを作成し、あなたが集中して軌道に乗せるように常にあなたとそれを保ちます。あなたがそれらを完了すると同時にタスクを横切る。同様に、必要に応じて両者を相互参照しながら、常にあなたと一緒にカレンダーを保管してください。あなたの心の中であなたの毎日の義務を強固にするために、毎日の終わりと毎日の始まりにあなたのto-doリストを見直してください。

楽観的であるが現実的でもあるので、これらの各タスクの期限と期限を設定してください。時間のかかる「電子メールの渦」に吸い込まれるのは信じられないほど簡単なので、あなたが電子メールを読んだり返信したりするのに費やす時間については特に用心深くしてください。それに応じて対応するかどうかを決定します。

所要時間の見積もりで電話と会議を開始してから、時計を見て計画を守ります。「私たちはみんな忙しいことを知っているので、この電話または会議を30分まで続けられるように最善を尽くしましょう」と言うと、人々はあなたのしつけを尊重します。

長時間の昼休みや前夜のひどい盲目の日についての長期にわたる会話であなたを虜にしようとする可能性がある同僚に境界を設定します。同僚間の関係を築くためには、何らかの社会的交流が重要ですが、それが手に負えないし、それ以外の方法でうまく構成された仕事にカーブボールを投げ込まないように注意してください。

マルチタスクを再考してください。電話で話したり、Eメールを書いたり、マーケティング提案を検討したりするとあなたは上司になることができますが、実際には、注意を散らしている代わりに非生産的になっているかもしれません。必要な場合は、一度に1つのタスクに注意を集中させ、その結果をワークロードを編成するマルチタスクモードと比較してください。

新しい責任を引き受けることに同意する前に、現在の作業負荷を評価してください。多くの従業員は、そのような要求に応えるべきであり、絶対にノーと言うべきではないと考えていますが、タスクを完了する時間があるかどうか、また自分の高い基準に従って達成できるかどうかを慎重に検討してください。