トレーニングメモの書き方

あなたがトレーニングマニュアル、ビジネスプロセスまたはハンドブックを更新する必要があるとき、完璧な乗り物はトレーニングメモです。メモ形式を使用すると、受信者を対象にしてタイムリーなフォローアップ情報を含めることができます。また、既存のプロセスに新しい法的な考慮事項や必要な手順が追加されている場合に特に役立ちます。いくつかの簡単な手順に従うことで、一般的な落とし穴を回避しながら、メモでアイデアを明確かつ簡潔に伝えることができます。

あなたの聴衆を識別してください。これはあなたがあなたのメモに最も適切な情報を含めるのを助けるでしょう。たとえば、3階の新しいコピー機の使用方法を説明するために書いている場合は、建物内のすべての従業員にメモを送信しないでください。または、新しい法律が宣誓供述書が法律事務所でとられる方法に影響を与える場合は、メンテナンスチームを含める必要はありません。

あなたのトピックを紹介してください。最初の数行は、なぜこのメモが彼らにとって重要なのかを読者に知らせるべきです。彼らに、古いプロセスが何であったか、あるいはこの更新がどの現在のプロセスに適用されるか、そして更新の理由を知らせてください。

新しい手順または要件の概要を説明します。見出しのレベルを1つだけ使用し、説明を簡潔にし、焦点を絞ってください。更新された情報と、それ以降の手順や実行が不要になった以前の手順やプロセスを含めます。

タイムラインを含めます。新しい方針がいつ施行されるかを、あなたの聴衆に明確に知らせてください。それが即時の変更である場合は、前の手順に猶予期間または移行プロセスがあるかどうかを明確に述べてください。たとえば、休暇を申請するための新しいフォームがある場合は、すでに処理中の申請に対してどうなるかを従業員に知らせます。

フォローアップ手順で終了します。あなたのメモの終わりに、あなたの聴衆にあなたの文書で答えられていない質問があるなら彼らが何をすべきかを知らせてください。これには、追加の資料へのリンク、またはそれらが呼び出すことができる連絡先番号が含まれる場合があります。トレーニングメモが一連のアップデートの一部である場合は、次のアップデートの準備ができている時期を明記してください。