強く健全な取引関係は正式な書簡から始まるかもしれません。これは、国際的な輸入業者および輸出業者と協力する場合に特に当てはまります。あなたは彼らに直接会う機会がないかもしれないので、専門的な手紙が最善の代用品かもしれません。この手紙を書くことは勤勉と考慮を必要とします。
会社のロゴ、連絡先情報、およびページ上部にある個人情報を使用して、あなたの手紙を専門的にフォーマットします。また、輸入者の連絡先情報と適切な挨拶文を含めてください。テキストは、段落のインデントがなく、1行の間隔で左寄せにする必要があります。
あなたの重要なセールスポイントを強調することによって最初の段落で輸入業者の注意を引き付けます。あなたの製品を市場で最高にする差別化のポイントを強調してください。あなたは最低価格、最高の機能、または注文から配達までの最短納期を持つことができます。誇張する必要はありませんが、自社の利点を明確に述べるようにしてください。
2番目の段落で、あなたの会社とその背景についての詳細な情報を提供してください。あなたがどのくらいの期間ビジネスを続けていて、どこにいるのかを説明してください。あなたが何を作り、何のボリュームで正確に説明しなさい。また、現在の顧客の何人かを説明し、それらを参照として利用できるようにします。
製品の機能に関する詳細情報を提供してください。これは、コンピュータハードウェア、ネットワーク機器、医薬品などの技術製品にとって特に重要です。輸入者はできるだけ多くの仕様を知りたいと思うでしょう。別の添付ファイルに図やモデルを含めることもできます。
読者に、自分の会社が最も効果的であり、約束どおりに配達できることを納得させてください。支払い条件、納期、物流情報、および価格設定の概要を説明します。交渉とフォローアップのためにこの文書を開いたままにしてください。優雅なサインオフでメモを閉じてください。
