非支払っている顧客に回収レターを書くことはすべての事業主の避けられない仕事です。あなたが支払われる可能性を高めるためには、クレジットを発行する前に詳細な支払い方針を作成し、期限切れのアカウントで回収しようとする際にはタクトとプロ意識を使用してください。
支払い方針を作成する
顧客またはクライアントに支払いの延期、クレジットでの支払い、または製品やサービスの提供後の支払いを許可する前に、利用規約の概要を説明した支払いポリシーを作成してください。これには、請求書が発行されてから10日後または30日後など、支払期日が到来したと見なす時期に関する詳細を含める必要があります。また、罰金や延滞金の発行、サービスの中止、法的措置の実行など、未払いが続くとどうなるかについての詳細も含める必要があります。
詳細に対処する
回収レターを作成する際には、顧客との契約上の合意を参照してください。注文、請求書番号、サービスまたは購入日、および最初の支払い期日を参照してください。以前に収集しようとした試みがあった場合は、それらについても言及し、顧客にペナルティを含む合計を渡します。たとえば、「10月1日に1,000本の水のボトルが注文され、11月3日の支払い日が10月3日の電子メールで250ドルの請求書が発行されました。 25ドルの手数料、未払いの残高は275ドル、すぐに支払うことができます。」
思いやりのある、まだしっかりしている
一部の非支払っている顧客が彼らの手形を避けているかもしれない間、他の人は彼らの支払日を忘れていたか、深刻なキャッシュフロー問題を抱えているかもしれません。督促状を出さないようにするために回収レターを書くときに疑念の利点を顧客に与えます。たとえば、「不測の事態が発生する可能性があることを理解しており、この問題を解決するためにお客様と協力することをお約束します。」このアプローチでは顧客を侮辱することはできませんが、状況にかかわらず支払いを行う必要があります。
確認書類を添付する
過去に発行された請求書のコピー、過去の発行された請求書のコピー、署名された契約のコピー、または書面による合意書、および支払い方針からの抜粋を添付してください。あなたが残高について交渉するか、または部分的な支払いをすることを望んでいるならば、あなたの申し出の特定の条件を概説してください。顧客が質問をする場合に電話をかけるための番号を提供し、簡単に支払うための前払いの自己宛名封筒を含めます。
弁護士を使う
延滞口座への回収を何度も試みても効果が見られない場合は、あなたに代わって弁護士に回収通知を送ってもらうことを選択できます。あなたの弁護士は、少額裁判所、徴収機関への紹介、信用報告または他の法的措置の脅威を勧めるかもしれません。あなたの回収努力を法律専門家に集中させるのにかかる費用対あなたの潜在的にあなたの顧客から集めることができる金額を比較してください。たとえば、弁護士を使って50ドルの請求書の回収レターを作成することは費用対効果が低いかもしれませんが、10,000ドルのアカウントで回収のために専門家の助けを借りることは、ほぼ間違いなく費用の価値があります。
