ビジネスミーティングのための会議室の手配方法

ビジネス会議を成功させるには、会議の内容とメンバーだけでなく、家具の整理も含まれます。ビジネス会議のための部屋を効果的に配置するには、会議の機能を考慮し、生産性のために適切な雰囲気とワークスペースを作成する必要があります。会議室が会議のために適切に配置されていれば、会議の時間を最大限に活用するために、仕事を中断したり気を散らせたりすることなく仕事をすることができます。

あなたが必要とするアイテム

テーブル
椅子
プレゼンテーション用アクセサリー
ジップタイ
ガムテープ
ランプ
必要に応じてサイドテーブル
食べ物や飲み物

部屋の機能を考慮し、それに従ってテーブルを配置します。ディスカッションスタイルの会議では、各参加者が他の人全員に会うことができるように、テーブルを円または半円に配置することによってラウンドテーブルスタイルを使用する必要があります。プレゼンテーションでは、1つの大きな長方形で設定された会議室を使用するか、各参加者が同じ方向を向くように小さなテーブルを並べて配置できます。

会議の長さに適した快適な椅子を使用して、テーブルのレイアウトに従ってテーブルの周りに座席を配置します。硬いプラスチック製の椅子は、従業員が集中して快適に過ごせるようにするために、短い（1時間以内の）会議にのみ使用します。予想以上にゲストがいる場合や椅子が壊れた場合に備えて、部屋の横に2〜3本の追加の椅子を置きます。

表彰台、フリップチャート、プロジェクタースクリーン、プレゼンテーションポスターなどの小道具を部屋の正面の目に見える場所に置き、各参加者が見やすくなるようにします。配布資料またはフォルダーを使用する場合は、テーブルの各椅子に配置するか、会議の後半で配布するために横に置いてください。これらのものが作業スペースを乱雑にしたり、床に積み重ねたりするなど室内での移動を困難にしないでください。

混乱を避けるために、部屋にある電話機の呼び出し音をオフにします。ただし、緊急の場合に電話をかけるために電話を抜かないでください。会議にコンピュータを使用する場合は、足との絡み付きを防ぐためにケーブルをジップタイで束ね、歩道を横切るコードを床にテープで留めます。

頭上の照明以外にも室内の照明を追加して、雰囲気を柔らかくし、会議の視覚的負荷を軽減します。邪魔にならない場所や景色を妨げない場所でサイドテーブルにランプを設置します。ただし、柔らかい光と香りを放つが危険をもたらす可能性のあるキャンドルは避けてください。

ボトル入り飲料水、ソーダ、コーヒー、またはクッキー、ブラウニー、果物や肉のトレイなどのスナック食品を供給するために、部屋の隅または戸口近くの壁に沿って小さなフードサービスエリアを設定します。長時間の会議に食品を使用する場合は、高糖分の食品を避け、食事時間が終わったときにテーブルをきれいに整頓するためにサービスエリアの近くにゴミ箱があることを確認してください。