コマーシャルインボイスを適切に準備することで、あなたのビジネスはその製品またはサービスに対して時間通りに支払われる可能性が高くなります。請求への徹底的なアプローチは、より良い記録を維持し、予算を順調に維持するのにも役立ちます。
標準化されたフォームを作成する
すべての関連情報のカテゴリを含む商業用の請求書テンプレートを作成します。記入可能なフォームには、会社のレターヘッドまたはロゴと、電話番号、ファックス番号、電子メールアドレス、Webサイトアドレスなどの連絡先情報を含める必要があります。該当する場合は、注文日と請求日、営業担当者の名前またはコード番号、および請負業者のライセンス番号または納税者番号を記入するためのスポットを含めます。販売した品目の数量、説明、および価格と、消費税を追加して合計を計算するための明細とを入力できるようにする列を作成します。メモ用のスペースを空けてください。
具体的に
販売されたサービスまたは商品を明細化するときは、具体的にしてください。請求書が参照しているものを明確にする部品番号、参照コード、または説明を含めます。 1時間ごとの作業を分割し、実行されたサービスの説明を含めます。これにより、在庫と作業成果物を追跡し、顧客が請求対象の詳細リストを確認できるようになります。紛争が発生した場合、請求書によって誤解が解消され、支払いの遅延を防ぐことができます。購入者からの発注番号または認証コードが取引に含まれていた場合は、これも含めます。
オンライン化する
請求処理をより迅速かつ効率的にするために、商業請求書の電子版を作成してください。電子的に生成され電子メールで送信された請求書も効果的に追跡することができます。特に、受信者がいつ文書を受信して開いたかを追跡する「開封確認」を要求した場合は特に有効です。これにより、請求書の請求がメールで紛失する可能性がなくなります。紙の請求書を発行する場合は、速やかな支払いを促すために郵便料金の封筒を同封してください。
支払いオプションを提供する
支払い期限が到来したときの請求書に書き留め、支払いが遅れた場合のペナルティまたは料金を記入してください。オンラインオプション、コーポレートチェック、レジ係の小切手、マネーオーダー、コーポレートクレジットカードなど、請求書の支払い方法に関する指示を含めます。顧客が電話で銀行振込またはデビットカードの形式で支払いを行う場合は、直接電話番号を経理部門に提供してください。
