事務処理はビジネスを行うことの一部であり、新入社員を採用するプロセスも例外ではありません。源泉徴収票や口座振替の書類など、新入社員が記入する必要がある特定の文書があります。会社固有の事務処理とともに必要な用紙はすべて、従業員が記入し、タイムリーに、理想的には従業員の初日に処理する必要があります。
新入社員の書類
新入社員は、応募用紙に記入し、まだ記入していない場合は、住所、連絡先、緊急連絡先、参考文献、および過去の職務経験をすべて記入し、経歴の確認および薬物の同意を得てください。テストほとんどの従業員は面接および採用プロセスの間に申請書に記入し、同意書に署名しますが、そうでなければ、人事部はこの情報を完成させ、従業員の人事ファイル用に処理する必要があります。
政府の書式
米国政府は、新入社員ごとにいくつかのフォームに記入するよう要求しています。フォームI-9は、採用された各個人の身元、および合法的に米国で働く資格があるかどうかを検証します。このフォームは、雇用の初日までに記入して署名し、従業員の社会保障カードのコピーと一緒に雇用主が保持しなければなりません。様式W-4は、連邦所得税目的の従業員の源泉徴収手当を詳述しています。年内に源泉徴収手当が変更された場合、従業員は新しいフォームW-4に記入する必要があります。
州の新規採用フォーム
すべての雇用者は、連邦法により、採用された日から20日以内に、各新規採用を米国児童支援執行局に報告することが義務付けられています。この州の機関は、従業員が養育費を支払っているかどうかを判断します。新規採用者は、フォームW-4のコピーまたは同じ情報を記載した会社のフォームを使用して報告できます。フォームは、電子的にまたは郵便で従業員が勤務する州の新入社員州名簿に提出することができます。
直接入金フォーム
直接入金フォームに記入して経理部門に提出する必要があります。従業員は自分の名前、住所、銀行口座番号をリストし、給与の直接預け入れを受け取るために空白の無効な小切手を添付する必要があります。
従業員マニュアル/ハンドブックの受け取り
該当する場合、新入社員には会社のハンドブックと安全マニュアルのコピーを渡してください。各従業員は、受領したことを確認する書類に署名して日付を記入し、ハンドブックに記載されている規則に従います。会社のハンドブックには、薬物とアルコールの方針、セクシャルハラスメントの方針、従業員の行動規範、機密保持および競合しない条項、その他の関連会社情報を含むすべての会社規則が記載されているため、これらの形式は重要です。
