ビジネスがどれだけうまく機能しているかを判断するための最も信頼できる方法の1つは、訪問レポートを使用することです。あなたの外部業務は、彼らがするべきことと同じくらいうまくやっていますか？あなたの就学前の施設または介護施設は、コード化され、ライセンスの準備ができていますか？包括的な訪問レポートを作成することで、さまざまなビジネス目標が達成されているかどうかを判断できます。訪問レポートは旅行レポートとも呼ばれ、ビジネス基準が計画どおりに現場で実行されているかどうかを確認するのに最適な方法です。
レポートをフォーマットする
訪問レポートはビジネス文書です。組織や業界によっては、レポートはメモ形式またはビジネステンプレートに従うことがあります。一般に、訪問レポートが内部指導者のグループに送られる場合は、メモ形式を選択してください。訪問レポートが外部の情報源に提供される場合は、より正式なビジネスレポートテンプレートを選択してください。 Times New RomanやArialなどのプロタイプのフォントを含む標準のビジネスフォーマットを使用します。 1インチの余白を維持します。
目的を述べる
訪問の理由を説明してください。目的には、主な測定基準やレビューの範囲とともに、訪問の頻度が含まれます。たとえば、1年に渡って行われた一連の4回のうち、最初の訪問で新しいポリシーや生産メトリクスの実装を確認することができます。前回の訪問、おすすめ、行動計画など、訪問で探していたことを明確に述べます。
例：
このレポートは、Plainview Schoolが放課後のデイケアに関するすべてのライセンス要件を満たしているかどうかを判断するためのものです。
フィードバックと主な洞察について話し合う
訪問中にインタビューされた主要人物の身元に注意してください。訪問には、その場所にいる管理職や業務担当取締役などの主要な指導者との面会が含まれることがあります。運用プロセスに慣れている低レベルのスタッフと面会することも一般的なやり方です。
例：
面接を受けた個人には、サラ・ウィンターズ、学校長、学校看護師エミリー・ソーン、リック・マーデン、小学校教師、キャロル・ハサウェイ、栄養士、栄養士が含まれました。
リーダーシップとスタッフから提供された主なフィードバックについて話し合う。インタビューを受けた人たちを引用するのではなく、主な洞察と共通の懸念事項を探すことは重要ではありません。使用された標準化された調査、または訪問中に尋ねられた特定の一連の質問を含めます。
主な洞察と観察をリストする
観察は個人的に見られ、インタビューに基づいて伝えられないものに基づいています。たとえば、ビジターはビジー状態を保っていない作業員が多すぎるように見えることに視覚的に気付くかもしれません。清潔さから一般的な組織まで、あらゆるものが観察の対象となります。これらの洞察を訪問レポートに含めます。
例：
正午の訪問中に、昼食の提供は野菜と果物の選択を含みました、しかし特別な食事の必要がある人々のために提供された代替はありませんでした。
結論をまとめる
提供されたフィードバックと所見に基づいて、組織が目的を達成しているかどうかを判断します。結論を裏付けるために、可能な限り詳細と定量化可能な情報を使用する。たとえば、新工場への訪問の目的が、第1四半期に60％の人員が配置されているかどうかを判断することであれば、実際の人事数を売上高、既存の採用努力、および欠陥がある部門とともに提供します。
将来の行動計画を提供する
将来の訪問がある場合はいつ予定されているか、およびこれらが事前に決定されているか、または最近の訪問の結果であるかを述べる。たとえば、これは四半期ごとのスケジュールで3回目の年間訪問だった可能性があります。改善のための推奨事項を提供してください。特定の行動計画が定義されている場合は、それらを詳細に述べてください。これは次の訪問のための成功基準を提供します。
