世界を変えようとしている新しい非営利団体でも、学校のバンド制服のために資金を集めようとしている小集団でも、現金寄付を受け入れて処理するのは難しい場合があります。善意のある資金調達者はIRSで深刻なお湯に入るためにそれほど多くのことをする必要はないので、厳格な財務慣行を確立することによって時間と労力を節約するためにこのガイドのヒントを使ってください。グループがどのようにグループの努力が引き受けられているかを説明するよりもむしろあなたのグループが他人を助けるというビジネスに取り組むことができるように現金寄付を処理し、当座預金口座を開きそしてインターネットを使って現金プレゼントを扱う方法を調べなさい。
あなたの組織または原因の名前で銀行口座を開きます。これは通常文書化を必要とします、それであなたの組織の使命と原則の証明として使用することができるあなたの憲章、定款、定款やその他のタイプの書類を持参してください。
あなたの銀行口座とのすべての現金取引に2人の署名者を任命してください。この「二重署名が必要」というのは、実装するのにこれ以上の費用はかかりませんが、あなたの組織が順調に稼働していることを、同様にドナーとメンバーに安心させるのに長い道のりを要します。
標準の「現金寄付フォーム」を作成し、寄付が行われるたびに各贈与者に1つずつ記入するように要求します。このフォームには、寄付者の名前、住所、その他の連絡先情報、現金の場所、日付を記入し、寄付金（全部または一部）が許可される条件を明記してください。税額控除寄付を受け入れる人の署名用の行を追加します。
あなたの組織の使命の範囲内であることを確認するためにすべての現金贈り物を修飾してください。 「文字列」が添付されていないこと、およびあなたのグループがそれを受け入れる前に、貢献の中で暗示されている利益相反がないことを確認してください。
寄付箱の寄付を処理するための標準的な方法に同意します。グループの少なくとも2人のメンバーがすべての募金箱の取引を目撃することを要求する、両手カウントシステムと呼ばれるものを使用してください。これらの箱の物理的な管理は厳密に監視されなければなりません。募金箱の資金を数えたり、送金したり、入金したり、移動させたりした時間、日付、人々の詳細な記録を保管してください。
法定小切手と残高を作成するための現金寄付の報告限度を設定します。特定の特別な利益がグループに代わって監視されるようにするために、設定された金額（例えば、１０００ドル）を受け入れることができる前に、いくつかのグループは合意を必要とする。
現金プレゼントを処理するために、Pay Palのようなサードパーティサービスを使用することを検討してください。ウェブサイトは必要ありません（多くのクラブはホームページリンクからPay Palにリンクするのが簡単だと思いますが）、そして支持者は彼らの銀行またはクレジットカードから安全な寄付をすることができます。ペーパートレイルは包括的で使いやすいです。ペイパルはまた頻繁な寄付者のための自動月額購読を設定することができます。
すべての現金領収書を追跡するためにExcel（または他のデータベースソフトウェアプログラム）スプレッドシートを設定します。現金ボックスの寄付、小切手、クレジットカード取引、ペイパルの収益、および補助的な収入の領収書を分割して、将来のマーケティング活動のためにグループの現金がどこから来ているのかを把握します。
あなたのメンバーシップに財政的に快適なチームメンバーが含まれていない場合は、銀行家または会計士と協力してください。彼らの現金寄付が受領された後すぐに贈り物の贈与者に必ず礼状を送ります。この特別な感触は、タイムリーに送られたとき、寄付者に彼らの貢献を思い出させ、グループの感謝の気持ちについての多くの話をし、そして将来のキャンペーンアピールの段階を設定します。
