誰かがあなたやあなたのビジネスにお金を負っていて、支払いをするのを嫌がるような場合、収集活動は舞台裏の不必要な必需品を形成します。あなたの電話を避けるためにあらゆる理由を持つ人と時間のかかるそして無駄な電話タグのゲームに従事するよりも、借金の有形の思い出させるものとしてビジネス的で、徹底的な手紙を書きなさい。電子メールメッセージは紙の上のインクよりも時間と準備が少ないかもしれませんが、あなたがメールを通して通信するための努力をするという事実は支払いを確実にするあなたの誠実で真剣な意図を強調します。
あなたが必要とするアイテム
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レターヘッド
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請求書のコピー
遅刻送金者が支払いを行う会社または組織の公式レターヘッドにあなたの手紙を作成します。そのようなレターヘッドが存在しない場合は、あなたまたはあなたの組織の名前と住所でレターを開きます。あなたの支払いを負う人または実体の氏名と住所でその情報に従ってください。受取人を識別する挨拶文の前に、受取人の口座番号と請求書または取引番号をリストします。
正式な個人的な挨拶文を使用してください。受信者を "Dear Ms. Jones"または "Dear Mr. Smith"としてアドレス指定します。あなたが個人の完全な連絡先情報を持っていない場合は、「問題と思われる方へ」から始めてください。
あなたが欲求不満の深い感覚を感じたとしても、プロフェッショナルで心のこもった、明るいビートトーンを維持してください。受取人があなたの請求書を見落としていて、単に適切な送金をするために注意を必要とするという考えにあなたの散文に集中してください。
支払いの対象となる購入またはサービスの詳細を含め、負債の金額と性質を説明します。取引日と配達日、その他の識別情報を含めます。
あなたが支払いをどのくらい早く期待するかを含めて、あなたが送金者に期待することを綴ってください。利子またはすでに請求されている、または今後適用される延滞金などの罰則を明確にします。
状況を明確にするため、または支払い延長を要求するために送金者があなたに連絡できるようにあなたの連絡先情報を提供してください。レターヘッド自体に表示されている場合でも、直接の電話番号と電子メールアドレスを明記してください。送金担当者の迅速な注意と、仕事上または取引上の関係に与える価値の再確認に感謝します。
ヒント
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「あなたは酢よりハチミツでより多くのハエを捕まえるだろう」という古くからの言い方は、支払いの注意喚起に多く当てはまります。この手紙が最終的な要求を表していない限り、請求書が誤って紛失したか、送金者が支払いの詳細に対する注意を妨げた何らかの不幸を経験したという見込みのための余地を残してください。
関連する請求書または明細書のコピーを同封してください。送金用の自分宛の封筒を含める場合は、それをあなたの手紙に記載してください。
警告
あなたの書簡が、少額裁判所の訴訟手続またはその他の措置を含む、あなたが徴収活動の一環として講じることを計画している具体的な行動を概説している場合、あなたが概説した措置に従うための準備をする。
