ビジネスおよび科学におけるコミュニケーションの一般的な形式の1つはレポート作成です。ビジネスレポートやテクニカルレポートを作成するには、ライティングスキル、組織上のスキル、研究能力、およびデータを解釈し、それを専門家が理解できるように提示しながら、一般の人にも理解できる方法で提示する能力が必要です。事業報告書と技術報告書には同じ要素が多数あります。したがって、事業報告書と技術報告書の主な違いは、一般的には主題です。
あなたの聴衆とあなたのビジネスと技術情報がどのように広められるかを決定してください。あなたが専門家のグループのために書いているか、学生のグループとあなたのビジネスの専門知識を共有しているかどうか、あなたの聴衆を知っていることは有益で、好評のレポートを構築するのに役立ちます。あなたの報告が単に書面によるコミュニケーションかマルチメディアプレゼンテーションかを決定してください。プレゼンテーションに役立つテクノロジーを使用している場合は、レポートの要点を説明するために、チャート、スライド、ビデオ、またはその他の方法を必ず組み込んでください。
事業報告書および技術報告書の種類に関する研究を実施する。サンプルレポートとテンプレートを確認して、ビジネスコミュニケーションで予想される種類の情報に精通してください。
トピックを概説し、研究プロセスを支援するためのサブトピックを含めます。各セクションに集中し、蛇行を避けるのに役立つようにアウトラインを作成します。典型的な事業報告書または技術報告書には、次のセクションが含まれます。資格とトピックの背景研究データ結論そして未来の考察。
事業報告書または技術報告書の最初の実質的なセクションを作成します。あなたの資格、興味、そしてあなたの情報が価値ある理由を説明することから始めましょう。あなたのオーディエンスがあなたの情報をどのように利用できるか、あるいはあなたのデータがどのように解釈されるべきかを説明してください。あなたは自分の調査結果をどのように知覚するのか、あるいはあなたの報告について意見を述べる方法をあなたの聴衆に伝えているのではありません。代わりに、あなたの報告はあなたの情報の文脈から始まるべきです。例えば、あなたが在宅勤務に関する職場の動向について書いている場合、会社があなたの調査結果をどのように使用して在宅勤務の取り決めを策定することができるかを説明してください。
調査結果とデータをまとめます。信頼できない、古くなった、または無効な調査結果を提示した場合、オーディエンスはあなたの専門知識に疑問を投げかけるため、調査を組織化することは非常に重要です。あなたのデータがあなたのトピックに特に関連していることを確認し、分かりやすい方法でそれを再構成してください。あなたの聴衆が技術的およびビジネス用語の深い知識を持つ専門家だけで構成されていない限り、あなたの研究を単純にしてください。専門用語に馴染みのある用語で専門用語を置き換え、魅力的な方法であなたの研究を要約してください。
あなたの結論とあなたの報告をビジネスまたは技術的なプロセスに取り入れるための提案された方法を含めて、あなたの発見についての議論を準備しなさい。分離することなく、革新的かつ創造的な方法であなたの調査結果を明確にします。ビジネスレポートやテクニカルレポートは、堅実で保守的であると評判があることがあります。将来を見据えたオーディエンスが使用できるデータを表示することで、レポートを創造的に活用することができます。
文書のセクションを論理的な順序で組み立てます。すべてのセクションを完成させた後に短い紹介文を書いてください - あなたが全体的な草稿をレビューする機会があれば、それはしばしば紹介文を作成する方が簡単です。あなたの紹介は簡潔でなければなりません - あなたの紹介の目的はあなたのビジネスまたはテクニカルレポートのトピックの一見をあなたの聴衆に単に提供することです。
レポートを改良して編集するための時間を取ってください。レポートを脇に置いて、1〜2日後に新鮮な目でレポートに戻ることをお勧めします。可能であれば、同僚に下書きの見直しを依頼してください。あなたがあなたの情報の信頼性と有用性に加えると感じるどんな提案も取り入れなさい。
