従業員の職務実績についてのコメントは、年次業績評価の過程で行うことも、従業員との非公式チャット中にコメントを提供することもできます。従業員の職務実績を評価する監督者は、従業員の業績レベルに関するフィードバックを従業員に与える際に、特定のプロトコルおよび会社の慣例に従うべきです。従業員の職務遂行についてのコメントは、従業員が意見を述べる機会が十分にある、合理的で十分に文書化された方法で行われるべきです。
従業員の人事ファイルを確認してください。年次業績評価を実施しており、評価会議の一環としてコメントを提供する予定の場合は、評価期間中に可能な限り多くの文書を確認してください。たとえば、懲戒処分および是正処置のメモ、出席記録、作業記録、表彰および従業員の自己評価は、パフォーマンスについてコメントを提供するために従業員と面談する前に確認する必要がある資料です。年次評価中の評価期間についてコメントを作成する前に、従業員の職務実績全体を見てください。
自分のパフォーマンスについて従業員と会う時間をスケジュールします。従業員がパフォーマンスについて話し合うためにあなたとのミーティングを予定していなかった場合は、ミーティングの題材を正確に伝え、パフォーマンスに関する適切な資料やメモを持ってくるように勧めてください。会議は会話であることを従業員に思い出させます - 従業員の意見やフィードバックなしに、彼女の業績に関する一方的な報告ではありません。
従業員の貢献、資格、そして会社が自分のスキルや資格をどのように評価しているかを理解して、積極的なメモをもって会議を始めます。コメントを提供し、あなたのコメントをドキュメントでバックアップしてください。事実と仕事に関連する事項の個人的な観察に固執する。あなたが建設的なフィードバックを提供し、他人の観察を裏付ける文書化された文書がない限り、間接的な情報に頼らないときは、非難的な口調の使用を控えましょう。この会議中に従業員と効果的にコミュニケーションをとることが不可欠です。雇用主向けの法的情報の提供者であるNoloは、ガイダンスシート「従業員評価の実施方法」に従業員からのフィードバックを提供するためのヒントを提供しています。それは述べています： "労働者が仕事をどれだけ上手に（または不十分に）行うかに焦点を当てる - 労働者の個人的な特徴や特徴にではない。"
従業員が職務を遂行しているのが観察された特定のインシデントを確認します。バランスの取れたフィードバックを提供します - 言い換えれば、たとえそれがあなたの会話の意図であったとしても、厳密に建設的または否定的なフィードバックに焦点を合わせないでください。会社の業績予想を満たす従業員業績の例を挙げてください。従業員が優れた業績を示していると思われる分野を特定し、その業績を向上させることができる分野を書き留めます。
従業員との会話を文書化します。会議が業績評価の集大成である場合は、評価文書の写しを従業員に提出し、署名するよう依頼してください。あなたが建設的なフィードバックや改善のための提案を行っている非公式の会議である場合は、従業員に自分のパフォーマンスを改善する方法についての対話を依頼してください。彼女がどのようなトレーニングとリソースを改善する必要があるかを尋ね、必要なツールを提供するためにいつ彼女とフォローアップするかを示します。会社の期待を超える業績について話し合うことであれば、コメントをまとめて概要ファイルのコピーを自分の人事ファイルに入れることを従業員に伝え、そのコピーを彼女に提供します。
