大規模ビジネスイベントのスケジュール変更は、物流上の悪夢となる可能性があります。日付を変更する最も信頼できる理由があっても、顧客や取引先はいらいらして不便になります。情報をどのように提示するかは、出席者の印象にも大きな影響を与えます。謝罪的でありながら楽観的に聞こえるように注意してください。そうすれば、受取人は再計画を失敗や計画の不備の結果としてではなく、一時的な後退として見るでしょう。
会社のレターヘッドをプリンタに挿入します。これは、あなたが主催しているイベントの再スケジュールに関する公式の通知です。時間は本質であり、レターヘッドは普通紙よりも効果的に受取人の注意を引くでしょう。
選択したワープロプログラムを開きます。 「ファイル」と「新規」を選択して新しい文書を作成します。
日付を入力して1行スキップします。ワープロプログラムの差し込み印刷機能を使用して、出席者の名前と住所を挿入します。
あなたがイベントを再スケジュールしなければならないことを述べることから始めて、イベントが何であるか、そしてそれが最初に開催されるべきだった時期についての彼らの記憶をリフレッシュしてください。
心からお詫び申し上げます。その理由を説明してください。一度以上謝罪しないでください、さもなければ受取人はこれを罪悪感または誤った管理の承認として見るかもしれません。
イベントが発生するタイミングについての詳細を教えてください。あなたの会社が彼らの再予約料または他のインセンティブの補償を提供しているならば、出席者がどのように補償を申し込むことができるかについて詳しく述べてください。良い知らせを聞きなさい。より良い天気の時間の再スケジュールなど、再スケジュールが幸運な出来事である場合は、それについてコメントしてください。
参加者の協力に感謝し、質問がある場合や訪問のスケジュール変更が困難な場合は、電話で連絡できる連絡先情報を伝えます。
「誠意を持って」という文字に署名し、3行をスキップします。氏名と役職を入力します。文字を印刷し、入力した名前の上にそれぞれ署名します。
あなたが買うことができる最も速いサービスで手紙を郵送してください。あなたが優先郵便で多数の手紙を送ることができないならば、最初に各出席者に電話をして、そして彼らにイベントの予定変更についての基本的な情報を与えてください。公式の手紙が続くことを彼らに知らせてください。
