プロジェクトまたは大規模購入の承認を要求することは、神経質になり、イライラすることがあります。しかし、正しい言い回しと態度で、あなたはあなたが必要とする先を行く可能性が高いです。研究もまた重要です。あなたは自分が何を必要としているのかを正確に知り、あなたの会社への影響が何であるかを知っていなければなりません。具体的でよく書かれた依頼書は、あなたのアイデアやプロジェクトを現実のものにするために大いに役立ちます。
あなたの提案を調査する
承認プロセスの最初のステップは、必要なものを調査することです。あなたが新しい会社の車を求めているならば、あなたがちょうどどんな種類の車が欲しいか、それがどれくらいの費用がかかるか、そしてそれが会社のニーズにどのように合うかを正確に調べなさい。あなたが承認したいものについて一般的な声明を出さないでください。あなたの手紙の受取人は、あなたがその会社にとって最良のものを見つけ出すためにあなたが努力をしたことがあなたの手紙の中で明らかであるならばあなたの支持で決める可能性がより高いです。さらに重要なことに、あなたがより具体的であるほど、彼女はあなたがプロジェクトまたは購入のためにあなたに承認を与えることを安心させるであろうということがより可能性が高い。
文字を正しくフォーマットします。
上司に名前と役職で名前を付けることから始めます（たとえば、スミス副大統領）。誰がその手紙を読んでいるのかわからない場合は、その人の肩書きに合わせてその手紙を送ってください（たとえば、 "Dear Commissioner"）。ただし、パーソナライズは重要です。 。あなたはしばしば組織のウェブサイト上で、または電話を拾ってその人の名前を尋ねることによって見つけることができます。
次に、承認したい購入または提案を紹介します。あなたの手紙の最初の文でこれをやろうとしなさい。これは読者があなたがすぐに何を提案しているかについての明確な考えを持ち、手紙の残りの部分についての彼女の文脈を与えることを可能にするでしょう。これはまたあなたがまさにあなたが望むものを知っていることを彼女に知らせます。
例：
Cunninghamスーパーバイザー各位
キャッスルロック高校のマーチングバンドは新しい制服を必要としています。
詳細な例を挙げる
次に、あなたが提案している行動をとるべき理由を説明してください。購入が必要な理由が明らかに思われる場合でも、その理由を詳しく説明してください。あなたの手紙の受取人が手紙で提案されている行動の正当な理由を見ないならば、それは失敗するでしょう。これを行うにはほんの数センチの文章が必要です。
例：
私たちは1992年にユニフォームを最後に購入しました、そして現在のコレクションは非常に不揃いで、そして着用されています。
提案があなたの会社にとって有益であると思われる理由の全てをリストすることによって続けてください。それはあなたが自分の提案が重要であると個人的に考える理由ではなく、あなたの仕事が会社のために何をするかについてのものです。
例：
マーチングバンドは、パレード、フットボールの試合、その他のコミュニティの集まりで私たちの学校を代表しています。新しい制服は私たちの学校をはるかにポジティブな光の中に置くでしょう。
私たちは今、私たちの古い制服を維持するために、仕立て会社に毎年数千ドルを支払わなければなりません。新しいものはこれらの料金を排除するでしょう。
新しい現代的なユニフォームを着ることはバンド全体の士気を大いに高めるでしょう、そしてそれは一般的にすべてのメンバーの学生のためのより高い成績をもたらします。
貴重な情報で締めくくる
あなたの名前、Eメールアドレス、電話番号をあなたの手紙に記入し、手紙や提案に関する質問をあなたに連絡するように読者を招待してください。該当する場合は、あなたがあなたの要求に答えることを望んでいる日付も書き留めておいてください。手紙を書き終えたら、2ページ目に進むには非常に正当な理由がない限り、1ページを超えないようにする必要があります（長い説明が必要な非常に複雑な提案や理由のリストの長さなど）。あなたの要求は有益でしょう）。
例：
ご質問がありましたら、いつでもお会いできてうれしいです。
ありがとうございました、
ベン・ウォーレン、ディレクター、[email protected] 555-1234
最後のヒント
常に礼儀正しく正式な方法で書いてください。たとえば、「新しいプリンタをいくつか購入すれば会社にとっては素晴らしいことです」と言う代わりに、「新しいプリンタを5台購入すればExample Corp.にメリットがあるはずです」と書きます。まだ必要でない場合は、受信者に電子メールを送信するのではなく、手紙を印刷して手渡しすることを検討してください。それはあなたがあなたの提案を本当に気にかけていることを示し、そして彼が時宜を得た方法で手紙に返答することを覚えている可能性をより高くするでしょう。
よく書かれた承認書はどこにも届かないかもしれないことに注意してください - あなたの受取人は提案自体が問題であると決めるかもしれません。その場合は、まったく新しいアイデアを思いつくか、やり直すまで時間をかけてください。
