あなたがウィジェットを販売するかサービスや専門知識を提供するかどうかにかかわらず、期日超過口座での支払いを要求する手紙はビジネスをすることの必要な部分です。時には、人々は単に彼らの借金について思い出させる必要があります。他の時には、顧客は故意に彼らの義務を避けているかもしれません。前者の場合、これらの手紙は支払うべき金額の支払いを早めることができます。後者の場合、彼らはあなたが法廷で勝つのを助けるかもしれない正式な収集努力を求める前にあなたが取ったステップを示すのを助けることができます。すべての場合において、手紙は明確に、簡潔にそして丁寧で専門的な方法で起草されるべきです。
支払期日を入力します
書簡の冒頭部分に、未払い残高を明記してください。簡単な挨拶文（「Dear Mr. Smith」など）の後に、支払うべき正確な金額について読者に心から思い出させて、手紙を開きます。次のような声明を使用してください。レターのこのセクションを起草する前に、未払金の正確な金額を確認してください。未払い請求書のコピーをレターに添付し、このセクションの添付ファイルを参照してください。
許容される返済方法を説明する
借金の性質、会社の買掛金支払い方針、および支払うべき金額を迅速に回収する方法に応じて、許容される支払い方法は、明確に述べるもう1つの重要な詳細事項です。手持ちの現金は明らかに個人小切手が清算されるのを待つよりも速いですが、金額によってはこのように返済を要求するのは不可能かもしれません。同様に、すべてのビジネスがクレジットカードを受け入れるわけではなく、会社は1つの発行者のカードを受け入れることができますが、別のものを受け入れることはできません。いずれにせよ、「支払いは現金、小切手、またはクレジットカードで行うことができます。ビザまたはマスターカードを受け入れます。小切手は買掛金管理部門に発行される場合があります。
期限を明確に述べる
返済期限の要求を解釈のために開いたままにしないでください。 「この残高を10営業日以内に送金するか、または電話で支払いをするためにすぐに当社のオフィスに連絡してください」などのステートメントを使用します。期限を明記することは読者に対する緊急の感覚を繰り返し表するだけではなく支払いが期待でき、支払いがそのウィンドウ内に表示されない場合は、次に何をするかを検討できます。
遅延による状態への影響
支払いがさらに遅れることによる影響がある場合は、その旨を書面の最後に記載してください。一般的な結果は、裁判所で金額を回収するための正式な法的措置の開始です。その他の結果として、組織内で論争がさらに高まるか、サービスが停止することがあります。その手紙が最終的な警告である場合は、次のような声明を使用してください。この書簡の日付から10日以内に全額の支払いがない場合は、この債務を回収するために利用できるすべての法的救済策を模索します。」
