インターネットや大企業の時代には、通信相手を誰に知らせるべきかわからないことがあります。企業や財団のWebサイトでさえ、必ずしも助けになるとは限りません。多くの場合、部門長の名前がリストされていないか、会社の住所以外に情報がまったく見つからないことさえあります。ただし、全国の企業は、不思議な住所や公務員の住所録がなくても、毎日手紙を受け取ります。
オンラインで会社を調べてください。 「お問い合わせ」というリンクをクリックしてください。このリンクが上部にない場合は、通常、追加のリンクの小さいリストのページの下部に沿って表示されます。
あなたの名前なしであなたのアドレスをタイプすることによって手紙を始めなさい。行をスキップして、完全な日付を入力してください。
部門または連絡先のリストを見つけて住所をコピーします。部署の住所が見つからない場合は、一般の会社の住所を使用してください。この住所をあなたの手紙に貼り付けてください。
あなたがその情報を知っていれば、手紙の会社の住所の上に人と彼の部署の名前をタイプしてください。名前や部署名がわからない場合は、必要な部署について知識のある推測をしてください。たとえば、大企業や財団の一般的な部門には、「人事」、「マーケティング」、「顧客関係」などがあります。部門名が間違っていても、一般部門をリストすると、受付係があなたの手紙を正しくルーティングするのに役立ちます。
あなたが受取人の名前を知っていれば「Dear Mr. / Ms。（Last Name）：」、あなたが適切な部長の名前を知らなければ「Dear Sir or Madam：」に手紙を書いてください。 「誰に関係があるのか」を決して書かないでください。
手紙の残りを完成させなさい。
該当する場合は、部署と従業員の名前を含む会社の住所全体を封筒にコピーします。
