迅速な電子メールと電話は多くのビジネス目的には十分ですが、それでも永続的な手紙の専門性を持って対処する必要があるものがいくつかあります。さまざまな状況ではさまざまな文字が要求されます。プロ用の文字を書く必要があると思われる理由は数多くありますが、より一般的な種類のビジネス用文字を事前に理解しておくと役立ちます。
1.発注通知書
その名前が示すように、商品を注文するための注文通知書が書かれています。これらの文字は非常に一般的ですが、それらはまた非常に正式であり、非常に正確かつ具体的な方法で書かれるべきです、それでそれを書く前にこれらの文字のためのテンプレートを調べることは役に立つかもしれません。
紹介セールスレター
あなたが新しい顧客に製品を売りたいと思うとき、あなたはあなた自身を紹介する必要があります。どちらの状況でも第一印象を与えたいので、これはパーティーで誰かに自己紹介するのと非常によく似ています。ターゲットとなる顧客に、提供している製品やサービス、それらがどのように役立つか、そしてビジネスと他の企業との違いを示すことをお勧めします。
3.回状のお知らせ
サーキュラーは、大勢の人に回覧されるため、そのように呼ばれています。言い換えれば、ほとんどの手紙は2人以上の当事者間の私的な通信ですが、回覧は一度に巨大なグループに配布されます。これらは多くの読者を対象としているため、対象読者向けに作成する必要があります。それらを受け取ったすべての人にアピールするのに十分なほど一般的なものにすることも忘れないでください。
謝辞の手紙
これらのレターは、あなたの会社がビジネス文書またはパッケージを受け取ったことを確認するためだけに送信されます。彼らは本質的に領収書として機能して、アイテムが受け取られたらすぐに送られるべきです。
フォローアップの手紙
フォローアップの手紙は多くの種類の通信の後に送られるかもしれません。求職者は面接の後にフォローアップを送ることができます。営業担当者は、紹介セールスレターを送信した後、1週間に1〜2回送信します。それらは、双方の当事者によってなされた合意を繰り返すために会議の後に送られるかもしれません。基本的に、これらは単に受信者に以前のコミュニケーションを思い出させ、関係やプロジェクトの次のステップで進歩を促すのに役立ちます。
6.カスタマーサービスのお詫びレター
ビジネスの世界では時々物事がうまくいかない。それがあなたの会社のせいであったかどうか、そしてそれが防止されたかどうかにかかわらず、謝罪の手紙は間違った顧客との関係を修復するのに大いに役立ちます。これらの書簡は、会社が法的責任にさらされていないことを確認するために法務部門を通過することがよくあります。
7.興味のある手紙
関心のある手紙は、求職者が自分の興味を会社への関心を持っていることを知らせるために使用するのが最も一般的ですが、あなたの会社が他の会社または非営利団体との特定のプロジェクトに取り組むことに関心があることを表すためにも使用できます。
8.お悔やみの手紙
従業員、ライバル、パートナー、またはあなたの職業上の他の誰かの喪失を哀悼するのであれ、お悔やみの手紙は書くのが簡単ではありませんが、死によって最も影響を受ける人々への感動的な仕草になることができます。
9.社内メモ
メモはしばしば非公式ですが、これらの社内コミュニケーションは、ある従業員から別の従業員へのビジネスレターのようなものです。メモは、服装規定の追加から深刻な従業員への違反まで、ほぼあらゆる分野で書くことができます。
表彰状
それ以上のことをする従業員を称賛することは常にうれしいことですが、彼らがより頻繁に除外されればされるほど、彼らがそれらを受け取ることに意味がないので、これらは本当に驚くべき行動のために予約されるべきです。
