メモは簡潔で意図的な方法で情報を伝える必要があります。この無意味なスタイルは、一方を書くことに汗をかいていても、あなたが机の上に持っているかもしれない他のより労働集約的な書き込みプロジェクトからの歓迎された救済を歓迎するでしょう。
見出しを書く
「To：」、「From：」、「Date：」、および「Subject」を含む標準的な見出しを別々の行に書いてメモを始めます。あなたのメモを会社全体に広めるのではなく少数の部署だけに広めたいと思うかもしれないことを認識して、オーディエンスラインにいくつかの考えを与えなさい。見栄えのする見出しは、読者がすぐにそれをスキャンして、関連性からトピックまで重要な情報を最初から収集することを可能にします。
あなたの目的を述べる
できるだけ簡単な言葉で、あなたが書く目的を明確に述べた短い冒頭を書いてください。あなたが望むなら、いくつかの性格を注入するが、この追加も同様に簡潔にしてください。たとえば、アナウンスを発表する場合は、「特に長くて徹底的な検索の後、ABC社が今後のマーケティング活動を導くためにXYZ Writers Groupを雇ったことを発表できてうれしい」と書くかもしれません。
精密に精巧に
あなたのメモの本文 - たった2〜3段落をあなたの冒頭の陳述を詳しく述べることに捧げなさい。 質問を予想する は重要;メモが答えを提供するよりも多くの質問を生成することを望まないが、メモは、徹底的な、360度の開示のためのフォーラムでもない。最も重要な情報（従業員が知りたいこと、知っておくべきこと）を階層的に整理します。最後に、メモがトピックの「最後の単語」となることはめったにありません。実際、それは時々動きの全範囲を設定します。メモの最後の段落を「次のステップ」または「次に起こること」に注ぎます。たとえば、この場合、作家グループを従業員に紹介するときに共有したいと思うかもしれません。
スタイルで閉じる
明るいメモでメモを閉じるあなたがあなたの従業員に従うように暗黙のメッセージを送っていることに気づきます。たとえば、「私の会社の歴史の中でこのエキサイティングな章に着手することを楽しみにしています。あなたの継続的な熱意と献身に感謝します。」
添付ファイルを指す
メモの一番下に次のように表記を入れます。 関連添付ファイル従業員に読んでもらいたい文書や、フォローしてもらいたい新しい手順など。単に「添付：」という単語を書き、情報を簡単に要約してください。この例では、作家グループのこれまでのマーケティングプロジェクトの概要を含めて、従業員がグループのスタイルと成果に慣れるようにします。従業員がこの情報を見つけることができる場所について明確にしてください。たとえば、メモの紙のコピーを掲示板に投稿するか、全社に電子メールで送信するかにかかわらず、添付ファイルへのアクセス方法を従業員が理解していることを確認してください。
ヒント
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注意深く校正しながらメモを読み上げてから、配布する前に編集してください。
