多くの職場で、備忘録は便利で効果的なコミュニケーション手段として役立ちます。対面ではなくメモで質問に答えることで、回答が届く作業者の数を増やすことができ、また回答を忘れた場合に後で参照するための物理的または電子的な文書を作業者に提供できます。あなたのメモができるだけ効果的であることを確実にするために、あなたのコミュニケーションを適切にフォーマットして、そしてあなたの聴衆を念頭に置いて慎重にそれを構成してください。
メモの見出しを作成します。 「Date：」の後にメモを送信する日付、「To：」、メモの送信先の説明、「From：」、および「Subject：」を含めます。主題の簡潔な説明覚書を電子メールで作成する場合、この見出しはおそらくすでに用意されているでしょう。メモを入力する場合は、この情報をすべてメモの一番上に、左に揃えて配置します。
件名に質問をしてください。あなたが対処しようとしている質問が長すぎる場合は、それを2つか3つの意味のある単語のフレーズに短縮して要約してください。備忘録に複数の質問に対処する予定の場合は、質問の件名をリストし、その後に「Q&A」を入力してメモの内容を従業員に知らせます。この質問またはQ&A表記を件名に入れることで、後で参照する必要がある場合に従業員がメモを見つけやすくなります。
1つまたは複数の質問に簡潔かつ明確に答えてください。従業員は、冗長な議論ではなく、自分の質問に対する答えを求めています。あなたの答えを明確かつ短くしておくことによって、読者が答えを理解しそれに効果的に答えることができる可能性を高めることができます。
追加情報が必要な場合は、連絡先を従業員に伝えます。自分自身で質問に関する混乱を解消したい場合は、あなたに話しかけるように依頼してください。トピックに関する質問に回答するのに適した別の部署がビジネス内にある場合は、この部署内の特定の個人を参照するように従業員に伝え、この個人の連絡先情報を含めます。
