会計士や弁護士などの専門家は、重要なビジネス上の問題に関してクライアントに手紙を書くことがよくあります。会社は明確で効果的な顧客の手紙を作成するために特定の手順に従わなければなりません。専門家は、新しい顧客の受け入れ、ビジネス上の問題についての議論、またはアドバイスの提供など、さまざまな目的で顧客用の手紙を書きます。読者が理解できる明確な目的を持って、専門的に依頼書を書き、読みやすくする。
レターヘッドを使うほとんどのプロのビジネスでは、顧客への手紙も含め、すべての手紙にレターヘッドを使用しています。レターヘッドには、会社の名前、住所、電話番号が含まれています。
その手紙に対処してください。クライアントに手紙を書くときは、その人の名前を明記して直接その人に書いてください。 「親愛なる」という言葉の後に、その人の名前、または「する」という言葉を続けることができます。文字の先頭に日付を含めます。
簡単な紹介で手紙を始めてください。紹介を心地良く会話的にしてください。あなたの会社を使ってくれたクライアントに感謝し、手紙の理由を示してください。
手紙の本文を作成します。手紙のこの部分には、手紙の目的のための情報が含まれています。それはクライアントに関連するアドバイスや他の情報を含むかもしれません。
特定の分野の専門家だけが理解できるような用語の使用を避けます。弁護士や会計士は、それぞれの分野に固有の用語を使用することがよくありますが、クライアントにはなじみがない場合があります。背景に関係なく、誰にでもわかりやすい言葉を選択してください。
質問をして電話するように依頼する。追加の支援や情報を求めるために会社に連絡することを勧誘することは、すべての顧客の手紙の標準的な部分です。
手紙に署名します。手紙の末尾にあなたの署名を入れて、あなたのクライアントに文書を郵送してください。
