同僚と効果的にコミュニケーションをとる方法についてのガイダンスがなく、外の世界に何を言うべきかについてのポリシーがない職場環境を想像してみてください。ビジネスが非常に成功するとは思えませんね。組織が組織内および組織外の人々と通信する方法は、その成功にとって不可欠です。コミュニケーションポリシーとガイドラインは、従業員が自分の仕事を効果的に行うために情報を共有し、組織のイメージを外部からサポートするのに役立ちます。
内部コミュニケーションの役割
内部コミュニケーションは、企業が自らの内部でそのスタッフと情報を共有するときに発生します。企業は、電子メールやメモを介して、または会議や会議で口頭で文書で内部的にコミュニケーションをとることができます。内部コミュニケーションの主な目的は、会社の目標を特定して共有することです。従業員が自分たちが取り組んでいることを知っておくことは非常に重要です。目標は、全社規模、部門別、または個人のいずれかです。とにかく、職場での目的が何であるかを知ることは、従業員が順調に進むのに役立ちます。
より良い職場環境を築くことが、社内コミュニケーションが非常に重要なもう1つの理由です。組織の変更、販売台数、人事問題について社内でコミュニケーションをとることで、企業は従業員が繁栄する透明で効果的な職場環境を作り出すことができます。これにより、離職率を下げ、新しい才能を引き付け、従業員の満足度を高めることができます。企業は、従業員と公然と日常的にコミュニケーションをとることで、開始する前に会社の噂を止めることもできます。
社内コミュニケーションは、企業がブランドを守り、メッセージを管理し続けるのに役立ちます。社内で伝達される強いブランドの約束を持つことによって、従業員は顧客や他の外部の関係者と話すことに対してより良い対処法を持ちます。明確な目標と熟練したスタッフにつながるコミュニケーションがあれば、企業は顧客とのやり取りが確実にポジティブになる可能性が高まります。
外部コミュニケーションの目的
ビジネスが顧客、見込み客、パートナー、サプライヤ、投資家、および社外の他の利害関係者と情報を交換すると、外部とのコミュニケーションが行われます。組織が、どのような種類の情報を社外で共有するのか、誰と共有するのか、そしてどのように共有するのかについて従業員を指導する方針を実施することは不可欠です。
特定の情報が悪用されたり、会社に問題が生じたりしないように、どのような情報をどの当事者と共有するかについてのガイドラインを持つことは重要です。たとえば、市場に革命をもたらす新製品を開発している企業がある場合、その製品を発売する前にその製品の詳細を競合他社と共有しないことが重要です。しかし、同社は他の誰よりも先にその製品について彼らの大切な顧客、投資家、そしてパートナーに伝えたいと思うかもしれません。
会社に関する否定的な情報を管理することは、効果的な外部コミュニケーションが非常に重要な理由の1つです。戦略を策定することで、組織は外部の利害関係者に手を差し伸べ、当面の問題について話し合うことができます。たとえば、会社が広報災害に対処している場合、メディアや顧客と話をする計画を立てることは、状況に対処する上で重要な部分です。
ユニファイドメッセージの内部的および外部的な確保
ビジネスを成功させるためには、社内と社外のコミュニケーションが連携して会社の目標を達成する必要があります。たとえば、会社が従業員や投資家と矛盾する情報を共有している場合、彼らは不幸でやる気のないステークホルダーに対処しなければならず、それがより大きな問題につながる可能性があります。
企業は、統一されたコミュニケーションポリシーを持つために、内部と外部の両方のオーディエンスを一緒に見る必要があります。たとえば、ある企業がブランドメッセージを作成している場合、社内用と社外用の両方で会話ポイントを作成することが不可欠です。このようにして、同社は、顧客やパートナーを引き付ける情報に加えて、従業員にアピールし、仕事をやる気にさせるメッセージングを開発することができます。そのメッセージングが別々に開発された場合、矛盾する考えや異なる用語が内部と外部の両方を混乱させる可能性があります。
