添付ファイル付きのビジネス用Eメールを作成する方法

電子メールは、郵便サービスと比較した場合、効率的で迅速なビジネスコミュニケーションの送信方法です。文書を交換するのも簡単な方法です。添付ファイル付きのビジネス用Eメールを送信する際に考慮すべき点は、そのサイズ、添付ファイルの作成に使用されたプログラム、およびウイルスの可能性です。あなたのメッセージを見るのは受信者だけではないかもしれないことを覚えておくことも重要です。好ましい印象を与えるプロのトーンを使用してください。

メッセージを適切に反映した件名を書く。特定の件名は、従業員が会社のプロジェクトに従って電子メールを整理するのに役立ちます。「重要」や「読んでください」などの曖昧なタイトルは、将来メッセージを見つけるのを難しくします。

簡潔で読みやすいメッセージを作成してください。従業員は毎日大量の電子メールメッセージを調べ、長いメッセージを読む時間がほとんどありません。読みやすいフォントを使用し、余白を多く含め、大文字と小文字を適切に組み合わせます。あなたのメッセージを丁寧でありながらプロのような口調で書き、プロの挨拶文で始めて終わりましょう。

添付資料を参照してください。忙しい従業員はしばしば時間をかけて急いでおり、参照がない場合は添付ファイルを見落とす可能性があります。受信者に、添付ファイルに何が含まれていて、それをどう処理するかを知らせます。

送信する前に文書が添付されていることを確認してください。「Eメール：作家の中でEメールを書いて管理する方法」の執筆者であるJanis Fisher Chanは、メッセージを書き始める前に文書を添付するよう勧めています。

ファイルを開くためにどんなプログラムが必要であるかを読者に知らせてください。 Microsoft Office SuiteおよびAdobe Acrobat Readerは、職場で使用される一般的なアプリケーションです。

受信者が添付ファイルをダウンロードするのにかかる時間を考慮してください。 WinZipなどの大きなファイルにはファイル圧縮プログラムを使用するか、ファイルを小さなセクションに分割して個別に送信できます。忙しい従業員を考慮して、メッセージの本文に文書を貼り付けることもできます。

あなたのメッセージを校正してください。つづりや文法上の誤りは専門的ではないようです。また、メッセージにスラング、略語、および絵文字を使用しないでください。これらはよく知られた用語ですが、ビジネスメッセージには不適切です。

送信する前に、メッセージと添付文書をスキャンしてウイルスを探します。

ダウンロードする前に、添付ファイルのウイルススキャンを奨励する免責事項を含めてください。これにより、受信者が添付ファイルを介してウイルスを受信した場合、あなたの会社を法的措置の可能性から保護することができます。