特にビジネスミーティングを依頼するときは、第一印象が重要になります。あなたが潜在的なビジネスパートナー、政府高官または顧客に書くことを計画するかどうかにかかわらず、あなたの言葉の選択はすべての違いを生むことができます。不適切に書かれた予約リクエストレターはあなたのイメージ - そしてあなたのブランドに影響を与える可能性があります。プラス、それは肯定的な返事を得ることのあなたのチャンスを台無しにすることができます。
適切な件名を使用する
あなたが予約リクエストレターを送るとき、件名が受取人に会うというあなたの意図を強調していることを確認してください。短く単純にしてください。いくつか例を挙げます。
- 面談のお願い
- 会議の予約の依頼
- 会議出席依頼レター
- 会うための依頼（曜日）
- 会議のスケジュール
好みに応じて、件名を受信者のアドレスの上または下に配置できます。受信者にオンラインで連絡を取りたい場合は、Eメールと手紙に同じ件名を使用することができます。
自己紹介をしてください
自己紹介をして手紙を始めましょう。あなたがある時点で受取人に会った場合には、それを必ず言及してください。必要に応じて、組織またはその使命についての簡単な説明を入力してください。たとえば、次のように言うことができます。
代表者様（姓）
私の名前は（あなたの名前）であり、私は（会社名）を代表してあなたに連絡しています。私たちは…に共通の関心を持っています、そして私はもっと議論したいと思います。
紹介がある場合は、次のことから始めることができます。 （紹介名）は、あなたが私たちの製品やサービスについてもっと知ることに興味があると述べました。私たちのオフィスで（日付と時刻）にもっと話し合うようにあなたを招待したいです。
会議の目的を述べる
受信者に、会議に何を期待するかを知らせます。大まかなスケジュールを設定し、要点を説明してください。例えば、あなたは言うことができます：
このリクエストをご検討いただきありがとうございます。皆さんに会い、将来のプロジェクトにどのように力を合わせることができるかを話し合う機会を得られることを感謝します。
私たちの会議は私たちの技術と資源の簡単な概要とこの分野における私たちの仕事のいくつかの例をカバーするでしょう。また、両当事者にとって相互に有益となる可能性のあるコラボレーションについて議論することにも関心があります。
あなたが探しているものと、なぜこの会議を最初に要求しているのかを説明しよう。 2つか3つの日付と時間を提案してから、受信者に空室状況の確認をお願いします。
あなたの手紙は次のように言うことができます：
あなたのスケジュール通りの日付と時刻を提案してください。
あなたは日時に利用可能ですか？そうでない場合は、（電話番号）または（Eメールアドレス）までご連絡ください。
この手紙の受け取りを確認するために間もなくフォローアップし、あなたにとって便利な日時を設定します。
適切な形式を使用する
ビジネスレターには特定の形式があります。あなたの名前と住所をページの右上に記入してください。受信者の連絡先情報をページの左隅または住所の下に入力します。
可能であれば、広い余白を残してブランドの空白を使用してください。文字を短くして要点を守ってください。理想的には、それは1ページを超えてはいけません。次のような正式な挨拶文を使用してください。 「親愛なる氏（受取人の名前） msgstr "受信者の正確な名前がわからない場合は、 「親愛なるサーまたはマダム」 で手紙を終わらせる 「心から」「敬意を表して」 "粛白" あなたの名前が続くか、または他の正式な閉鎖。
予約リクエストレターは明確かつ簡潔にする必要があります。無駄な言葉や不要な情報をカットします。 Times New RomanやArialなどの読みやすいフォントを使用してください。送信する前に手紙を校正することを忘れないでください。
