添付ファイルと同封という単語は、ビジネスレターでは同じ意味で使用されることがよくありますが、アイテムを含める方法が異なります。最も厳密な意味では、添付ファイルはレターの一部であると見なされ、エンクロージャーは別の文書として扱われます。政府などの一部の組織では、それぞれの用途は送信された通信によって示されていますが、その他の用途ではどちらの用途でもかまいません。
添付ファイルを追加する
添付ファイルは、ビジネスレターの一部である文書です。それは手紙の中の情報を追加するか、さらに説明します。いくつかの例としては、財務上の請求や予測の視覚的な説明を提供するスプレッドシート、ビジネスの傾向や予算のグラフィック表示を提供するチャートなどがあります。添付ファイルを送信するときは、文字の左下側にセミコロンと添付ファイルの番号を含む「添付ファイル」という単語を含めます。また、レターの本文に、1つのアイテムが添付されている（または複数のアイテムが添付されている）ことを記載する必要があります。
エンクロージャを含める
同封は、ビジネスレターに加えてある文書です。それはそれ自身の文書として独立していることができ、そして文書が何であるか又はそれをどのように解釈するかを説明するためにビジネスレターを必要としない。ビジネスレターで同封の書類を送る場合は、「Enc」の文字をセミコロンで囲むか、左側の文字の下に「Enclosure」という語を記入します。それから文書の名前を入れなさい。これにより、2番目の文書が連絡文書に含まれていることが読者に警告されます。同封物に適した文書の一例は、カバーレターに含まれている履歴書です。履歴書は手紙とは別のもので、簡単に独立しています。
電子メールの添付ファイル
状況によっては、アタッチメントとエンクロージャを区別するのに利用できる方法がありません。このような状況の1つは、ビジネスレターを電子メールで送信しているときに発生します。同封のオプションはなく、電子メールは電子送信の一種であるため、電子メールで送信されたすべての文書は添付ファイルになります。添付ファイルは、Eメールの本文と一緒に送信されるダウンロード可能項目としてEメールに追加されます。
連邦政府による使用
特定の連邦政府の支店で添付ファイルや同封物を使用するための規則があるかもしれません。例えば、米国地質調査所の通信ハンドブックには、通信を送信するときに添付ファイルと同封物を処理する方法が説明されています。彼らのハンドブックによると、通信がメモであるときあなたはアイテムを添付ファイルとして送ります、それが手紙であるならば、あなたはさらなる文書のために同封という言葉を使うべきです。いずれの場合も、署名ブロックの下に2行「Enclosure」または「Attachment」と入力します。これを行うと、読者にエンクロージャーまたは添付ファイルを探すように指示します。足りない場合は、手紙やメモを添えて送付することを目的としていたので送付してもらいます。
複数の添付ファイルまたはエンクロージャがある場合は、「2つのエンクロージャ」または「3つの添付ファイル」などの数を指定します。どちらもテキストで識別されない場合は、単語の後にコロンを使用し、その後に次の行に文書のタイトルまたは説明を続けます。例： "Enclosure："（次の行）は2つのスペースをインデントし、句読点を終了せずに "Resume of John Q. Adams"を追加します。本文に記載されていない複数の同封物または添付ファイルがある場合は、それぞれを別々の行にタイトルまたは説明してください。例：2添付ファイル：（次の行）スペースを2つインデントし、「John Q. Adamsの履歴書」（次の行）を入力し、スペースとタイプを2つインデントします。
