あなたが苦情を送るとき、またはあなたがカスタマーサービス援助を要請するときあなたの目的を目標としてください。あなた自身の欲求不満をマスターして、そして治療のための丁寧で首尾一貫した要求をまとめることによって、カスタマーサービスレターの戦いに勝ちます。新聞記者の間の伝統と非常によく似た、いくつかの簡単なガイドラインに従うことによって結果を得るためにカスタマーサービスレターを書きなさい。
誰？
あなたの手紙に慎重に対処してください。 How to Say Itの著者であるRosalie Maggioは、次のように述べています。
適切な名前と住所を調べてください。推測または仮定しないでください。単に「カスタマーサービス部」ではなく適切な番地を使って、「ABC Gadget Corporationカスタマーサービス部長のJohn Smith」に苦情を申し立ててください。
情報を得るために会社のオフィスに電話するか、Hooverのようなオンラインリソース（下記のリソース）を検索するか、さらに支援が必要な場合はBetter Business Bureauを試してください。
何、どこで、そしていつ？
あなたの手紙には威厳のある言葉を使ってください。苦情のトピックである製品またはサービスを特定します。製造元、モデル、年、納入日、設置日などの詳細を指定してください。
「問題を説明する際には、具体的かつ適切に説明してください。単に「製品が機能しなかった」と述べても十分な情報が得られません。苦情の詳細な要約は、問題解決に役立ちます」とThe RocketLawyerのウェブサイトは示唆します。これは顧客からのクレームレターテンプレートを提供します。
「3週間前にMagnaGadgetセットを購入し、開梱するとすぐに問題が発生し始めました。ガジェットがラックやハンドルの上に留まらなくなる可能性がありました」と、「あなたの製品は悪臭を放っていました」苦情に対処するために必要なツールを会社に提供します。
どうやって？
問題を解決するためにこれまでに取ったステップをリストしてください。あなたがしたこととあなたが受けた反応を説明しなさい。
「私がセットを購入した店は、ここメトロにあるあなたの地元の顧客サービス部門に私を紹介しました。私がディスカウント店からセットを購入したので彼らは私を助けることができませんでした。信頼できるガジェットの評判と私はこれまでの反応に非常に失望しています。」
問題に対する具体的かつ満足のいく解決策を提供します。 「ABCが良い製品を作ると私は信じています。これはおそらく会社にとってはちょっとした問題ですが、それは私にとって大きな問題です。ABCが欠陥のあるMagnaGadgetセットに取って代わるなら、私は嬉しいです。」会社に物事を正しくする方法を与えなさい、しかし合理的でありなさい。
どうして？
あなたが扱われたいと思うように手紙の受取人を扱いなさい：尊厳としっかりした良いマナーはあなたに失礼と攻撃的な行動より良い結果を与えるでしょう。このアドバイスに従ってください：「……巧妙であることを忘れないでください、しかししっかりしている。あなたが間違ったことに気づいたら、問題を解決するまであなたの銃に固執し、満足しないでください」とマーガレットマッカーシーは手紙でこう強調しました簡単にできました。丁寧で合理的なアプローチで手紙の受取人の尊敬を集めると、あなたは問題をあなたの満足のために解決することができるでしょう。
レターライティング情報
忙しい人のための苦情の手紙;ジョンベアとマリアベア、1999
ショックを受けた、愕然とした、狼狽する：結果を得るクレームの手紙を書く方法。エレンフィリップス、1998
