通話レポートの書き方

通話レポートは、成功するビジネスを運営する上で重要な側面です。営業担当者やその他の専門家は、通話レポートを使用して、自分が発信したすべての通話の詳細、および潜在的な顧客や既存の顧客への訪問を記録します。通話レポートには通常、話し合った内容、会話の結果、その他の関連情報が含まれます。その後、これらの報告は監督者に提出され、顧客との連絡を記録するために使用されます。また、上司に、従業員の職務遂行について貴重なフィードバックを提供することもできます。

誰と話しているのかを記録することから始めます。この人に関する詳細情報を含めます。それは、クライアント、潜在的なクライアント、あるいは戻りのクライアントかもしれません。電話による報告には、その人の名前、役職、会社名、連絡先、その他の特徴を含める必要があります。特性の例としては、この人が会社内でより多くの権限を与える昇進を考えていることが挙げられます。

通話中または訪問中に他の人と話したかどうかをレポートに含めます。あなたは受付係やアシスタントと話をした、あるいは会社の他の誰かがセールスコールを受けたかもしれません。会社があなたから購入するかどうかについて決定を下すことができるかどうかなど、サードパーティーに関する関連情報を必ず含めてください。

通話の目的と、それが直接か電話でかを書き留めます。あなたは販売をしたり、情報を得たり、あるいは既存の顧客に追いつこうとしていたのかもしれません。あなたとあなたの上司は、電話が成功したかどうかを分析する必要があるので、電話の目的を詳述することは重要です。

通話の成功についてのあなたの意見を通話レポートに追加してください。成功は通常結果によって決まります。たとえば、最終的な結果が売上げだった場合、その呼び出しは最も成功した可能性があります。しかし、成功は必ずしも白黒ではありません。あなたは潜在的な新しい顧客と連絡を取ろうとしていたのかもしれません。したがって、この人と話すことができれば、セールがクローズされたかどうかにかかわらず、通話は成功しました。

通話レポートに関連性があると思われるその他の情報を含めます。オフィスの外観やあなたが話している人の気分はすべて、電話または訪問の最終結果に関連する可能性があります。また、そのような情報は、将来この人に連絡する方法について指示することができます。たとえば、潜在的な顧客があなたのセールスアプローチに悩まされているように思われる場合、あなたの上司は別のセールスアプローチを持つあなたのオフィスの別のセールスマンが将来この特定の人に連絡を試みることを提案するかもしれません。