あなたは、機密のファクシミリ送信を処理するための最良の方法を熟考する最初のビジネス専門家ではないでしょう。それを「機密」とラベルしてください。あなたは無意識のうちに好奇心と誰かのプライバシーの侵害を招くかもしれません。それをスキップすると結果はさらに悪化する可能性があります。両方の問題に対処するには、ファックスカバーシートでファックスを「機密」として目立つようにラベルを付けます。次に、シートの下部に機密のフッターメッセージを書いて、目をそらす警告に歯を入れます。
1インチの余白を使って、ワープロプログラムで新しい文書を作成します。該当する場合は、ページの上部にビジネスロゴを挿入します。
「機密」という単語をページの上部に太字で配置します。強調するために文字を大文字にします。すばやく認識できるように、「ファックス」、「ファックス送付状」、または「ファックス送付状」の下に中央揃えで置きます。
送付状の左側に、「日付：」、「時刻：」、および「送付状を含むページ数」を記入します。スペースを2回入れて、 "Addressee："、 "Fax number："、および "Phone number："を別々の行に入力します。もう一度スペースを入れて、「Sender：」、「Fax number：」、および「Phone number：」を別々の行に入力します。ファックスと電話番号を含めることは、特にファックスが紛失、紛失、または到着しない場合に、拠点をカバーするための賢い方法です。番号が正しくない場合、または2つの番号が入れ替わった場合は、今後のファックス送信でエラーを修正できます。
あなたのビジネスニーズに合ったセクションであなたのファックスカバーシートをパーソナライズしてください。たとえば、同じ人や部署にファックスを定期的に送信する場合は、「ルーティング情報」または「次のステップ」という見出しの付いたボックスを作成できます。または、「コメント」セクションを作成してオプションを開いたままにします。 - 「このファックスの受信を確認するためにすぐに電話してください」などのメモや説明を書きます。
FAX送付状の下部にフッターメッセージを書きます。一部の電子メールに表示される機密の警告と同様に、このメッセージはfax：が機密であることを伝えます。宛先のみを対象としています。 「開示、複製、使用、配布」が禁止されている情報を含みます。また、送信者に誤った受信を通知するよう要求する必要があります。これは、ファックスカバーシートの上部に電話番号を入力するもう1つの理由です。
