あなたが事業を所有しているならば、あなたは信用で供給品を購入する能力を必要とします。これを行う唯一の方法は、誰が購入を承認するかを示す注文書を送信することです。発注書がないと、現金またはクレジットで購入しなければならないため、キャッシュフローを削減したり、借金を増やすことができます。発注書を作成すると、90日以内に支払うことができます。この柔軟性により、ビジネスを継続することができます。
お好みの文書編集ソフトウェアを使用して新しい文書を開きます。 MS Word、MS Excel、Peach Tree Accounting、またはQuickbookには、発注書を作成するためのツールが含まれています。無料のオプションが必要な場合は、Google Docsでオンラインワープロプログラムを使用できます。OpenOffice.orgでは、MS Office製品に代わる無料の選択肢を提供しています。
文書の左上隅に会社名、住所、電話番号、ファックス番号、およびEメールアドレスを入力します。ロゴがある場合は、それをインポートして会社名と住所の左側に配置します。住所情報の下の一番下の行に、小売売上税番号を含めます。そのため、特定の種類のビジネス用品については、売上税の免除を受けることができます。
「発注書」と入力して発注書番号用のスペースを作成します。 **** ____「文書の中央上部にあります。購入注文を使用して商品を購入するときは、「購入注文00012」のように、このスペースに番号を割り当ててください。クイックブックまたはピーチツリーで作業する場合は、ソフトウェア自動的に連番を割り当てます。
文書の右上隅に期日セクションを作成します。この情報のフォントを20または22ポイントに設定すると、仕入先は配達が必要になる時期を認識できます。
購入したい製品の詳細ごとに個別の列を作成します。一般的な列には、日付、数量、商品の説明、製品の価格があります。ただし、一部のベンダーはUPC番号やカタログ番号などの追加情報を必要としています。固有の製品IDを収容するために、3つの「その他」列を作成します。
購入全体を合計する列の下に小計、税金、総計のスペースを作成します。
配達先の住所（会社の住所と異なる場合）と配達ドライバーが商品を受け取る場所に関する特別な指示を含む必要があるページの下部近くに「配達指示」セクションを作成します。
承認された署名者の署名用の署名行を作成します。あなたはその人に各購入注文書に署名させることができます、しかし多くのワープロプログラムはあなたがグラフィック署名をインポートしてそれを文書に入れることを可能にするでしょう。
フォームの一番下に、配達の受領、破損した商品、請求書の要件、支払い条件などの購入条件を明記してください。
