メモは、覚書の略で、よく使用される内部ビジネスコミュニケーションの形式です。メモを効果的にフレーズ化し整理する方法を知ることは難しい場合があります。以下の説明は、より正式な版のメモ - 印刷され配布されるか公式のEメールで送信される可能性が高い - に焦点を当てています。
あなたの目的とあなたの聴衆を識別し、適切なトーンを決定してください。あなたの目的が新しい会社の方針について話すことであるならば、厳しい調子を使いなさい。あなたの目的があなたの同僚に今後の会社のパーティーについて知らせることであれば、軽く行ってください。
一般的に受け入れられている正しい形式を使用してください。これは会社や組織によって異なりますが、多くの場合、「To」、「From」、「Date」、「Subject」の各要素にコロンとそれに対応するテキストが続きます。
メモを短くして要点を守ってください。メモは1ページにまとめておくのが一般的です。各段落はスペースで区切ります。段落を字下げしないでください。会社のロゴやヘッダーは、上に2インチほど残しておくことを忘れないでください。多くの場合、印刷されたりメモに書かれたりします。
慎重にあなたの言葉を選んでください。使用できる単語数はスペースによって制限されています。
あなたが伝えたいと思う懸念を明確かつ簡潔に表現するメッセージを形成する。
