ウェブスターの辞書では、手紙を個人またはグループへの書面または印刷されたメッセージとして定義しています。通常、これはメールで送信されます。もちろん、私たちの電子時代には、Eメールの本文内または添付ファイルとして、多くの手紙がEメールで送信されます。それにもかかわらず、ビジネスレターには伝統的な機能があります。したがって、ビジネス界の人々がこれらの機能を知っていることが、ビジネス仲間に正しい印象を与えるために不可欠です。
売上高
カリフォルニア州立大学ビジネス経済学部名誉教授であり、Gardner-Webb Collegeの准教授であるSue C. Camp氏は次のように述べています。ブロイヒルスクールオブマネジメント。さらに、ZimmerとCampは、ほとんどのビジネスレターは実際にはセールスレターであると主張しています。その意図した目的は、受領者への商品またはサービスの販売を促進することであるためです。セールスレターの主な目的は5つあります。
- 受信者の注意を引くため。
- 受信者との友好関係を築くこと。
- 受取人の購買動機に訴えること。
- 受取人に行動を起こさせる。
- 受取人に行動を起こす機会を提供する。
広報
広報活動の目的は、ターゲットを絞った観客の信念、態度、行動に影響を与えることです。そのようなことは広報の手紙の場合である、とメルビンL. DeFleurとEverette E.デニス、「大衆コミュニケーションを理解する：リベラルアーツ展望」の共著者は説明します。または組織。
広報レターの例としては、以下の目標を達成するための努力が挙げられます。
- 新規事業を推進する。
- 顧客に口座開設を依頼します。
- 彼らのビジネスのために顧客に感謝します。
- コミュニティに潜在的な顧客を歓迎します。
- 特別セールやサービスを発表する。
- 会社のサービスを利用するためのインセンティブを提供する。
要求と応答
最も定型的なビジネスレターは、Zimmer州とCamp州のいずれかの州への請求または返答です。リクエストレターの例には、会議室の予約、価格見積もりの依頼、請求明細の依頼、および予約の設定が含まれます。それにもかかわらず、ZimmerとCampは、これらの定型書簡は「日常的に扱われるべきではない」と助言しています。したがって、要求を出すとき、またはそれに答えるときには、特定のガイドラインに従う必要があります。
- 完全な情報を入力してください。
- 不当な要求をしないでください。
- 正確かつ正確に
- 決して落胆するな。
請求と調整
顧客は時々不完全なサービスかプロダクトについて不平を言う。そのような場合は、調整を行うために、企業は顧客と交渉して対応する必要があります。さらに、サプライヤが正しい製品を送付しなかったり、まったく出荷しなかった場合など、企業はクレームレターも作成します。しかし、ZimmerとCampは、請求や調整に対応しているのか、提出しているのかにかかわらず、以下の規則を念頭に置くべきであると述べています。
- あなたがすべての事実を持っていることを確認してください。
- クレームを説明するときに正確かつ完全になるようにしてください。
- 非難的、脅迫的、要求的であることは避けてください。 。
- 丁寧にしなさい。
- 関係者全員に同意できる合理的な解決策を提案する。
ソーシャルコミュニケーション
特別な日にビジネスワーカーを祝福することは、「一般的な礼儀と伝統」です、とZimmerとCampは書いています。雇用主はまた、従業員が損失や悲劇に苦しんだときはお悔やみの手紙を送り、正式な招待状に迅速に対応し、退職を認識し、贈り物、もてなし、または特別な待遇に対して感謝の意を表明する。そのような状況を認めないことは、会社を悪い見方で描写します。
文字を正しくフォーマットするようにしてください。
- 会社のレターヘッドを使用してください。
- 連絡文書の日付をページの右側に揃えます。
- 受取人の名前、正式な役職、および住所をページの一番下に、左に揃えて配置します。
- たとえば、コロンではなくカンマを使って挨拶文に従ってください。
- あいさつ文と手紙の最初の段落の間、および各段落の間には、2つのスペースを入れます。ただし、各段落の本文はシングルスペースにしてください。
- 参照イニシャル、コピー表記などを含めないでください
