あなたが学校、組織、またはビジネスに関連しているかどうか、あなたはベンダーのサービスや製品を使用するようにあなたに尋ねるベンダーから近づかれるかもしれません。あなたが彼らが何を売らなければならないかに興味がないならば、類似の製品またはサービスを売っている他のベンダーからより良い申し出をする、または現時点で興味がないが将来彼らの申し出を再考したいならば、あなたはあなたが彼らの申し出に興味を持っていないことを売り手に伝えるとき、いくつかの基本的なステップに従うべきです。
あなたの手紙をフォーマットする
正式なビジネスレタースタイルでレターをフォーマットします。これは、すべての文章が、各要素と段落の間に完全な空白行を入れて、単一のスペースで左に揃えられることを意味します。会社のレターヘッドを使用することをお勧めします。
返信先住所を含めます。あなたの手紙の最初の行はあなたの番地になります。 2行目には、市区町村、都道府県、および郵便番号が含まれます。返信先住所を指定して会社のレターヘッドを使用している場合は、この手順を省略できます。
あなたがあなたのリターンアドレスの後に手紙を書いている日付を特定しなさい。プロのビジネスレターのフォーマットに忠実であるためには、日付が最初に、次に月に、そして最後に年になるように日付を書くべきです。この日付形式ではコンマは必要ありません。その日の後に1行の空白行を入れます。
あなたが誰宛てにあなたの手紙を郵送しているのかを確認してください。このセクションは5行で構成されています。最初の行には受信者のフルネームが含まれています。 2行目は彼の役職（Managerなど）を識別します。 3行目は、個人が勤務している会社を識別します。 4行目には番地が含まれています。最後の5行目には、市、州、郵便番号が含まれています。
手紙を正しく開閉してください。最も一般的に受け入れられている挨拶は、「親愛なる」で始まり、その後正式な形式の受取人の名前（Mr. John Smith、Sally Walker夫人）の後にコロンが続きます。最も一般的に受け入れられている終了は、「誠意をこめて」の後にコンマと3つの空白行が続き、そこにあなたの署名を書きます。あなたの入力した名前、あなたの役職、そしてあなたの会社であなたの署名に従ってください。
あなたの手紙を作ろう
あなたが彼らの提案を読んだことを説明するが、この時点で合格することを選択する。
それがタイミング、現在の必要性、あるいは費用であるかどうか、あなたがなぜ興味を持っていないのかについての説明をしてください。なぜあなたがこの時間に興味がないのかをベンダーが知っていれば、彼らはあなたのニーズによりよく合うように2番目の提案を提供できるかもしれません。
プロポーザルを作成してくれたベンダーに感謝します。興味があれば、いつ彼から連絡を受けたいのかを示してください。
警告
法的拘束力があると見なされる可能性があるため、あなたの書簡には何も約束しないでください。
