JISC InfoNetでは、レコード管理を、すべてのレコードを体系的に管理し、それらに含まれる情報またはデータとして説明しています。過去には、これらの記録は紙のフォーマットで保存されており、すべての大規模な組織はレジストリを持っていました。今日、電子記録管理システムが引き継ぎました。手動と電子の両方のレコード管理システムには、明らかな利点と欠点があります。
データの検索と共有
多くの組織がペーパーレスになった主な理由は、電子システムが情報の検索と共有を容易に行えることです。データを紙に保存してレジストリに保存する場合、それを取得するのは困難です。さらに、情報は一度に1人の個人によってのみ使用されることができます。電子システムはこの問題を解決しますが、他の課題もあります。
設備コストと陳腐化の可能性
組織がペーパーレスになると、スキャンしてデジタル形式で保存する必要がある大量のデータが紙に保存されます。この演習に必要なハードウェアとソフトウェアにはかなりの金額がかかります。初期費用は別として、電子システムの重大な欠点は、ハードウェアとソフトウェアの両方が比較的短期間で時代遅れになることです。ハードウェアはわずか2〜3年ごとにソフトウェアを交換しながら、わずか18か月以内に交換する必要があります。
電子システムと人民問題
電子記録管理システムの実施は、従業員の態度の変化を要求します。組織の急激な変化は、そのような変化がどのように影響を与えるのかわからない多くの従業員に懐疑的に見られています。古いファイルの整理方法が新しいものに置き換えられた場合、従業員は管理の喪失を感じ、これは雇用主からの保証によって対処される必要があります - そして実装されたシステムの成功によって支えられます。
セキュリティとその他の問題
電子記録管理システムが可能にする情報共有の増加に伴い、セキュリティの問題が生じています。適切な対策が講じられていないと、企業の機密情報が悪用される可能性があります。さらに、システムに不要なレコード（文書のコピーなど）が詰まっていると、レコードの管理が問題になる可能性があります。大量の記録が実際に迷惑メールである状況を見つけることは珍しくありません。
