会社の休暇カレンダーを作成する方法

従業員が自由に休暇を利用できるようにしたいのですが、通常の業務を継続できるように、年間を通してすべての部署に従業員がいることを確認するのが仕事です。従業員の休暇を調整する唯一の方法は、マスター休暇カレンダーを作成することです。スケジュールを比較し、従業員の休暇時間を適切に管理するために、オンラインまたはコンピュータ上でさまざまなソフトウェアプログラムを使用できます。あなたがその方法を好むならば、あなたは紙のカレンダーを続けることもできます。

あなたが必要とするアイテム

カレンダープログラム
カレンダーテンプレート

電子カレンダー

コンピュータまたはインターネットで選択したカレンダーソフトウェアに移動します。ワープロプログラム、カレンダーソフトウェアまたはオンラインプログラムを含むいくつかのプログラムが電子カレンダーを作成するために利用可能である。

新しいカレンダーを追加するオプションを選択し、会社のマスター休暇カレンダーの名前を追加します。ソフトウェアの選択に基づいて、ハードドライブまたはネットワークやインターネット上の希望の場所に保存します。従業員が休暇を取ることができない日数や週数を遮断したり、管理者にこのオプションを通知したりすることはできません。

人々が持っている特権とオプションを決定するあなたの選んだソフトウェアのためのプロファイルを作成しなさい。たとえば、あなたとあなたのバックアップはすべての変更を行うためにグローバルな管理権限を必要としますが、マネージャはあなたが後で承認する開始と停止の時間でイベントを追加するだけでよい場合があります。ユーザーとそのユーザー名をプログラムに追加して、正しいプロファイルをそれらに添付します。管理者が自分のパスワードを個別に作成するか、変更可能な一般的なパスワードを追加します。最後に、カレンダーをすべての従業員がアクセスできるようにするために、すべての従業員が使用できる表示オプションのみを使用してプロファイルとパスワードを作成します。従業員が多い場合は、表示オプションを持つ一般的なユーザーとパスワードをいくつか作成することをお勧めします。

従業員がマネージャに休暇を要求するために使用できる電子テンプレートを作成します。マネージャーの承認のための場所を追加してください。あなたはワープロや表計算プログラムからこのテンプレートを作ることができます。彼らが休暇を要求する必要があるとき彼らの従業員に与えるためにこのテンプレートをすべてのマネージャに利用可能にしなさい。

部長に、従業員からの休暇申請を承認するように要求します。マネージャに休暇申請を電子カレンダーに入力してもらうが、承認された休暇申請のコピーをあなたに転送してもらう。ビジネスによっては、管理者がこれらの要求を受け取ったときに転送することを要求する場合や、特定の曜日に休暇要求の更新をカレンダーに要求する場合があります。必要に応じて追加された休暇を確認して承認します。

マスター休暇カレンダーのコピーを定期的に印刷して、それを従業員のラウンジ、キッチン、または休憩室に掲示します。

従業員が休暇のために本を読む時間があることを確認するために、すべての休暇申請を追跡します。承認された休暇申請書を印刷し、そのコピーを人事ファイルに保管してください。彼らの記録のために休暇申請の電子コピーを給与計算に転送する。

紙のカレンダー

インターネットから無料のカレンダーをダウンロードするか、選択したソフトウェアプログラムからカレンダーテンプレートを選択します。このカレンダーのコピーを印刷してください。必要に応じて、事務用品店から空白のカレンダーテンプレートを入手することもできます。オフィスの台所、休憩室、またはメールルームなどの中央の場所にカレンダーを投稿します。

従業員が休暇を取ることができない週を締め切りなさい。従業員が離陸を許可されていない日に、これらの領域をグレーアウトするか、または大きなXを付けることができます。

従業員に休暇申請を書き留めて承認を求めるために上司に転送するように要求します。マネージャが承認すると、リクエストはあなたに転送されます。次に、カレンダーをチェックして、休暇の申請を承認する前に、ビジネスのすべての分野に必要な人数の従業員がいることを確認します。

承認された休暇を必要に応じて会社のカレンダーに追加します。承認された休暇申請を給与計算に転送し、従業員の人事ファイルのコピーを保管します。

ヒント

会社の休暇カレンダーを設定する前に、会社のポリシーと手順のセクションで休暇について確認します。お持ちでない場合は、電子カレンダーまたは紙のカレンダー用に選択された手順に従って、休暇を申請するためのポリシーとハウツー手順を作成する必要があります。

ポリシーに、リクエストがマネージャの承認と利用可能な休暇時間の対象であることを示す情報が含まれていることを確認してください。ポリシーの問題を明確にするために、先着順で公正さを説明する文言を含めることをお勧めします。ただし、複数の従業員が同時に同じ期間に休暇を申請する場合は、休暇を年功序列

従業員マニュアルの手順セクションに休暇申請書を含めます。必要に応じて、マニュアルに含めるために更新されたコピーを配布してください。