特にあなたが顧客と直接取引する立場にいる場合、コミュニケーションを効果的に使用することはあなたのビジネスを作るか、または壊すことができます。 PacificTelは、電話での会話を個人的な電話でも職場での電話でも、直接会っているかのように扱って、あなたとあなたの会社に強い印象を与えることをお勧めします。
あなたの挨拶を礼儀正しくし、そしてあなたの名前を述べなさい。あなたが電話の受け手であるならば、「こんにちは」とあなたの電話に答えることを試みなさい。これは、単純な「こんにちは」ではなく、「Jane Doe」です。通話を開始した場合は、通話の目的を前もって述べてください。
あなたの口の近くにレシーバーかマイクを持って、普通の声で話して、あなたの言葉をはっきりと伝えてください。電話の向こう側にいる人があなたと同じくらい明確な線を引いているとは思わないでください。あなたが言うことが容易に理解できるようにするためにあなたができることすべてをしなさい。
通話には静かな環境を選択してください。たとえば、同僚が大声で話している場合は、電話をかけてきた相手に弁解し、同僚にプライバシーの保護を許可するか、別の場所を探すよう依頼してください。携帯電話で話している場合は、座って電話に集中してください。あなたが動き回るならば、あなたはあなたの言葉を消すことができる音を作り出すかもしれません。風の強い環境にいる場合は、中に入って通話を終了するか、もう一度電話をかけ直します。マイクに風が吹くと、電話がかかってきて聞こえにくくなります。
可能であれば、2回目以降の通話をボイスメールに転送します。他の電話をかけてください - あなたがそれらに答えなければならないなら - 短い。 Southern Illinois Universityは、最初に発信者に保留にして別の電話をかけるかどうかを尋ね、次に15〜30秒ごとに、または他の電話を完了するまで確認することをお勧めします。
ボイスメールにメッセージを残す必要がある場合は、明確で簡潔なメッセージを入力してください。あなたの名前、電話の目的、電話をかけるかどうかを述べてください。折り返し電話をかける場合は、市外局番を含めて自分の電話番号をそのままにしておき、それが明確であることを確認するために番号を繰り返します。
ヒント
-
発信者をあなたの個人的な騒音にさらさないでください。電話で話している間はガムを噛んだり食べたりしないでください。咳やくしゃみをする必要がある場合は、常に電話を覆い、頭を向けてください。
警告
National Highway Traffic Safety Administrationによると、2009年には約1,000人が死亡し、さらに2万4千人が携帯電話の使用による自動車事故で怪我をしたと報じられています。運転中は携帯電話の電源を切るか、ハンズフリーオプションを使用します。運転中はテキストメッセージを送受信しないでください。
