クライアントがオフィスに入ったときにクライアントに挨拶する人は、会社のイメージを提示します。組織化されていない無関心な受付係が会社を非専門職業的かつ気にかけないものとして提示します。その一方で、気配りのあるスタッフによって温かく迎えられることは、クライアントに価値を感じさせ、彼女を会社とのより長い関係を築くために導きます。医者やセラピストの診療所などの特定の種類の診療所では、そして面接などの重要な会議の前には、訪問者は緊張するかもしれません。やさしい挨拶は彼らを安心させるのに役立ちます。
あなたの机が入り口を向くように配置してください。オフィスが毎日の始まりにきちんと見えるようにし、一日中整理しておくようにしましょう。速やかに荷物を配達するか、見えない場所に置いてください。書類を正しく提出し、あなたの予約帳にアクセスできるようにしてください。適切なコンピュータプログラムを実行して、クライアントの情報を簡単に検索できるようにします。
本物の暖かさと熱意を伝えながら、クライアントを笑顔で歓迎します。そうである場合、あなたが彼を期待していたことを知らせる挨拶を使用してください - しかし、これがあなたが期待していたクライアントであることを知っている場合に限ります。あなたが午前9時にあなたの法律事務所でクライアントを期待していて、ビジネスミーティングのための服を着た男が入ってきたら、「こんにちは、ジョンですか？あなたに会えてとてもうれしいです」と笑顔で言うかもしれません。クライアントのフルネームを決して述べないでください - この情報を機密として扱います。 「おはようございます、XYZファームへようこそ。今日のあなたをどのように手助けできますか？」のように、クライアントがわからない場合は、より一般的なグリーティングを使用してください。
約束を手配し、記入しなければならない書類を彼女に渡したり、到着したことを適切な人に知らせることによってクライアントに援助を提供します。クライアントにどれだけの時間待つ必要があるかをクライアントに知らせます。彼女に質問があるかどうか彼女に尋ね、あなたの能力の及ぶ範囲でそれらに答えなさい。あなたが答えを確認しなければならないならば、あなたがそうすることを彼女に保証しなさい。
待っている間、リラックスするようにクライアントに勧めます。可能であれば、水、コーヒー、紅茶などの軽食を提供します。クライアントがオファーを拒否した場合は、彼に彼の考えが変わったかどうかを知らせるように伝えてください。クライアントと話すときは、笑顔とアイコンタクトを取り、暖かさと熱意を伝えます。
電話に出なければならない場合は、ちょっと待つようクライアントに丁寧に依頼してください。 「おはようございます、これはXYZ会社のTerriです。ちょっと待ってもいいですか。」のような挨拶で電話に答えてください。電話をかけてくれてありがとう。その後、オフィスのクライアントに参加します。
クライアントをスタッフに紹介するためにあなたのオフィスのプロトコルに従ってください。スタッフが他の訪問者と面会していないことがわかっている場合は、クライアントが到着したらすぐにスタッフに召喚してください。それ以外の場合は、クライアントの予約が開始される予定のときに、電話で適切な担当者に連絡してください。
これがあなたのオフィスで認められている手順であり、スタッフメンバーが彼女がミーティングを開始したいと示している場合は、クライアントをスタッフメンバーのオフィスに護衛します。あるいは、スタッフと待合室に召集して依頼人に会います。クライアントとスタッフがまだ会っていない場合は、姓または名を使用して、会社の好みに応じて紹介します。
