一人用のオフィスであっても、オフィスの手続きを体系化することは、ビジネスを効率的に運営するために不可欠です。一連の体系化された手順を作成することで、ビジネスの運営が容易になり、ファイリング、購入、基本的な事務処理などの間接業務に必要な時間が短縮されます。
あなたが必要とするアイテム
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プリンター
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三環バインダー
整理する必要がある手順のリストを作成します。たとえそれらがめったに行われなくても、あなたが将来することをあなたが予想するすべてのオフィスの手順をリストすることを確認しなさい。
各オフィスの手続きに現在責任がある人を決定します。複数の人が責任を負う場合は、手順を最も効果的に実行する人、または手順を説明することに関して最も明確な人を特定します。
各自が各オフィスの手続きをどのように実行するかの詳細な説明を各自に書き留めるように依頼します。各オフィスの手順説明書の書き方のテンプレートまたはサンプルを提供することにより、各自が段階的で明確な形式に従うようにします。各自が彼らの記述のコピーを一般的なワープロ文書フォーマットで提供することを要求しなさい。
すべての事務手続きの説明を、機能ごとにまとめられた単一のマスター文書にまとめます。たとえば、すべての会計手順を1つの章にまとめ、すべての出荷手順を別の章にまとめます。
文書全体をプリントアウトし、すべてのオフィスの手順を記載した3つ以上のリング製本のバインダーをスタッフに提供してください。各職員に、それぞれが担当するすべての事務手順を網羅した個別の文書を提供し、すべての職員が定期的に実行するそれらの事務手順に関連する文書を確実に読むようにします。
