あらゆるレベルのビジネスで不可欠なスキルで文章を書く。明確で簡潔なレポートを書くことは、効果的なビジネスコミュニケーションのための重要なスキルです。効果的でよく書かれたレポートは、売上を伸ばし、よりまとまりのある、より機能的なチームを作り、プロセスを合理化し、そして財務業務を改善することができます。レポートは、ビジネスの成長の機会について経営陣に警告し、より高い効率性を実現できる分野を特定し、まとまったビジネス手順を確立することができます。ほとんどのビジネスの機能にとって非常に重要であるため、レポート作成はビジネスコミュニケーションの最も重要な形態の1つと見なされています。
検討事項
レポート作成はビジネスコミュニケーションの重要な部分であるため、十分に計画する必要があります。重要な考慮事項には、報告書が執筆されている対象読者、報告書を執筆する理由、報告書の最終目的、および報告書の完成に不可欠な情報を提供するために必要な特定スタッフが含まれます。レポートの執筆に使用するビジネスリソースの数を決定し、これらのリソースの値をレポートの作成から予想される純利益と比較することが重要です。レポートを書くために多くの貴重なリソースが必要であるが、そのレポートが少しの利益しかもたらさない場合、それは効果的なプロジェクトではありません。覚書のような時間のかからない形式のビジネスコミュニケーションが必要かもしれません。
計画中
すべての検討事項を検討して文書化したら、レポートの作成者（複数の作成者がレポートを作成している場合はプロジェクトの責任者）が計画を立てます。計画は、効果的なビジネスコミュニケーションに欠かせませんが、報告書を書くことほど重要ではありません。レポートを作成するための包括的な計画には、レポート作成のスケジュール、必要な資料、すべての寄稿者のリスト、および必要なすべての付随資料およびアートワークなどの資料が含まれます。
製造
生産は、すべてのビジネスコミュニケーションプロジェクトにおける主要なステップです。レポート作成では、プロジェクトの範囲に応じて、制作にかかる日数はわずか1日から数ヶ月になります。プロジェクトがタイムリーに完成するように軌道に乗っていることを確実にするために、長い報告書を書くプロジェクトの間、定期的に計画を調べることは重要です。
見直し
レポートは通常、最終の受信者に配信される前に少なくとも作家によってレビューされます。すべてのビジネスコミュニケーションには、優れた文法とスタイルが必要です。そのため、レビューには最低でもスペルと句読点のレビューを含める必要があります。時間が許すならば、内容のより広範囲の見直しが行われるべきです。可能であれば、校正者はその資料を改めて見ている人であるべきです。 「新鮮な目」は、レポートの作成に密接に関わっている人が見つけられない可能性があるタイプミスや文法上の問題を発見する傾向があります。
配達
レポートは、スライドショーやディスカッションとして表示したり、印刷して全体を受信者に電子メールで送信したり、複数のセクションに分割して数週間にわたってさまざまな受信者に配信したりできます。完全版は印刷物で提供されていますが、長い版の短い版は提示することができます。配達方法は、レポートの長さ、調査結果を提示するための作家の利用可能性、および受信者の地理的な場所によって決まります。
