会議が同僚や競合他社との間であったとしても、話し合ったこと、特に決定したことを要約し、その後できるだけ早く文書で行うことをお勧めします。あなたは "Inc"のもののようなビジネス文書のライブラリから関連する部分を組み合わせることができます。雑誌のウェブサイト
あなたが必要とするアイテム
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会議からのメモやその他の記録
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会議で参照または配布された文書
会議の開催日時、場所、場所について、わかりやすくわかりやすくまとめたものから始めましょう。たとえば、「親愛なるマイク：昨日の朝、私のアート部門のSteveと一緒に、パッケージの再設計の計画について話し合ってくれてありがとう。」
会議で発表された文書や資料、およびそれらについての重要な議論の項目をすべて確認します。「Steveのアイデアが気に入ったことは私が気に入ったことです。六角形のカートンがあなたの製品に大きな変化をもたらすことに同意しました。来年追加する機能ですが、棚の上に水平に置くように構築する方がより安定し、両端をほんのわずかに凸にすることができます。製品。"
会議で合意されたすべての行動項目について報告する： "スティーブは今日、我々の製造ユニットに新しいデザインスペックを持っていることを約束しました、そしてそれらは週末までに私に水平カートンの新しいコスト数値を与えることができるはずです。スティーブこれらの数字が、先のとがった先のとがったカートンの昨日の見積もりを少なくとも20パーセント下回らない場合は、どちらもがっかりします。製作は対称的で、取り付けが複雑ではないためです。ベルトバックルを印刷するのかエンボス加工するのか、そしてメタリックインクが欲しいのかどうか、コストを引き上げる前に、あなたからの決定。」
すべての当事者が次のステップのスケジュールを設定します。「今日または明日これらの決定を下すことができると思いました。これにより、月曜日の営業終了までに費用額を確定できます。契約を正式にする」
会議の内容に応じて友好的なやり方で手紙を閉じ、あなたが予定している他の会議の計画を書き直す。「いつもあなたとの喜びの会議です。私のカレンダーで火曜日の昼食です。 Steveが取り組んでいるモックアップを持ってくるときは、Janが実際に参加できるかどうかをお知らせください。」
ヒント
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フォローアップを最もタイムリーに送信する方法としてEメールは問題ありませんが、特に会議に複数の会社が含まれており、後で契約書や発注書で定式化される事項がある場合は、ハードコピーも郵送するのが最善です。会議に出席した人、または名前、機能、部署別にその人の名前が記載されている人全員に、まとめた手紙の写しを送付する。
