オフィスファイルの整理方法は、効率と生産性に大きな影響を与えます。ファイリングシステムは、オフィスでファイルがどのように使用されているか、ファイルのどの機能が最も頻繁に参照されているか、およびファイルがどのように口頭で要求されているかに基づいている必要があります。これらの質問に答えると、ファイルを整理するための最適なシステムを決めるのに役立ちます。
あなたが必要とするアイテム
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ファイリングキャビネット
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ファイルフォルダ
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ファイルラベル
ファイルを件名別にアルファベット順に、所定の番号付けシステムを使用して数値的に、または作成日と期限のどちらを基準にして時間順に整理するかを決定します。一時ファイルと永続ファイルを作成します。一時ファイルは現在アクティブなファイルで、終了日が割り当てられた時点でファイルは破棄されるかアーカイブファイルと一緒に配置されます。一時ファイルの例には、現在のプロジェクト、アクション項目、および読むべき資料が含まれます。永久ファイルはそれほど頻繁にはアクセスされませんが、将来の参照用にアーカイブに保存する必要があります。
参照できる文書にラベルのタイトルと定義を書き留めます。たとえば、数値ファイリングシステムを使用している場合は、各番号が対応する件名を書き留めて、その件名に含まれる文書の例をリストします。これにより、書類を提出する際の一貫性が保たれます。
一時的な書類、恒久的な書類、ゴミの山を作ります。書類をファイリングシステムに含める前にソートしてください。保存する必要がないものは提出しないでください。
ファイルの保存場所を選択してください。一時的にアクティブなファイルは、簡単にアクセスできる場所で机の引き出しにファイルする必要があると決めるかもしれません。スタッフ間で共有されるファイルは、オフィスの中央に配置する必要があります。クライアントの個人情報を含むファイルなど、保護する必要があるファイルを扱う場合は、鍵付きのファイルキャビネットを使用して、オフィスの誰がアクセスできるかを決定します。
ファイルを作成してください。ファイルをアルファベット、数字、または年表でラベル付けします。ラベルのタイトルを具体的にしたいのですが、タイトルはいくつかの種類のドキュメントを網羅するのに十分な幅にすることも必要です。たとえば、特定の会議名でファイルにラベルを付けるのではなく、1年に出席する会議用のファイルを作成し、その中にすべての関連文書を格納します。これにより、1つか2つのドキュメントしか保存されないような多数のファイルを作成することがなくなります。
ヒント
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単純なことを忘れないでください。あなたやスタッフにとって覚えにくい複雑なファイリングシステムを避けるようにしてください。請求書の支払いや請求書発行などの日付固有のタスクにはティッカーファイルを使用します。タスクに応じて月ごとまたは日ごとにティッカーファイルを整理し、タスクを完了したらドキュメントを破棄するか、それらを永続的なファイルに移動することによってファイルを消去します。
