請求と調整のメッセージの書き方

クレームと調整メッセージを書くには、書き始める前に準備と計画が必要です。整理しやすいように、簡単なアウトラインから書いてください。読者に何をさせたいかを決めます。たとえば、返金しますか、それとも製品を交換しますか。クレームレターは、行われたエラーに関する問題を解決する方法であり、調整が必要な場合があります。調整メッセージは、あなたの事業に対して行われた請求書に対する回答です。

あなたが必要とするアイテム

• 領収書

• 請求書

申し立てメッセージ

関連する事実について最初の段落に書いてください。問題から始めましょう。何が起こったのか、そしてあなたがクレームレターを書いている理由を正確に説明してください。

2番目の段落であなたの主張が認められるべきだと信じる理由を説明してください。主張の詳細と法的責任および公平性について読者に伝えます。たとえば、広告が示唆しているとおりに商品が機能していません。

行動を要請して3番目の段落を始めます。読者に期待することを要求してください。あなたが行動を起こす予定日を記入してください。脅迫しないでください、しかしあなたの要求が満たされないならばあなたがとることができるどんな追加のステップを説明してください。あなたの印刷された名前の上に「誠意を持って」そしてあなたの署名で閉じなさい。

調整メッセージ

最初の段落を承認文で始めます。まず顧客に良い知らせを伝え、顧客の要求に従います。

間違いを説明することによって第2段落を始めなさい。問題の原因を説明してください。責任を割り当てないでください。間違いや困難を避けるためのあなたの進行中の努力に焦点を合わせなさい。

3番目の段落で、顧客の事業に対する感謝の意を表明します。あなたがそうしなければならないと感じたら謝罪しなさい。要求された調整のすべての要素を順守できない場合は、その理由を説明し、要求への対応方法に関する必要な詳細を追加します。

手紙を「誠意を持って」閉じて、あなたの名前を印刷して署名してください。

トーンがフレンドリーであることを確認するためにあなたの手紙をチェックしてください。見落としや意味を感じさせないようにしてください。

ヒント

• あなたの記録のためにあなたの手紙のコピーを保管してください。

  あなたが書いているものをバックアップすることができる請求書、広告資料、または領収書などの文書を添付ファイルとして提供してください。