ビジネスレターに適切に対処することは、プロのように見え、レターをしっかりと開始するために重要です。誤って宛てられたビジネスレターは、作家が怠惰か教育を受けていないことを示しています。ビジネスレターは友人にレターを書くのとは異なり、異なる方法で対処する必要があります。ビジネスレターは常に1つか2つを書いた後に複製しやすいフォーマットに従います。ビジネスレターをコンピュータに保存し、情報を置き換えて将来のレターのテンプレートを作成します。
送信者のアドレスと受信者のアドレスを12ポイントフォントでTimes New Romanなどの読みやすいフォントで記述します。 Microsoft Officeのようなプログラムは、適切なフォーマットのレターウィザードとテンプレートを提供します。Microsoft Office 2010では、「ファイル」ボタンを選択して「新規」をクリックし、新しいレターを作成するかテンプレートを開きます。
あなたの名前と住所を含む会社のレターヘッドを使って手紙を書いてください。利用可能なレターヘッドがない場合は、通りの住所、市区町村、および郵便番号を含め、レターの上部の左側に合わせて住所をすべて記入してください。
上から2インチ、左に揃えて日付を書く。会社のレターヘッドを使用している場合、日付はレターヘッドの下に表示されます。住所を入力するだけでは、日付は住所のすぐ下に表示されます。数日かけて手紙を書く場合は、手紙が終わった日付を書いてください。月を書き出して年を含めます。たとえば、2009年6月30日に書かれた手紙は、2009年6月30日付けになります。
受取人の住所を日付の下に書いてください。あなたが書いている人のための特定のタイトルと名前を含めてください。住所を米国郵政公社の形式で記入してください。
住所の下に挨拶文を書きます。これは通常親愛なる（住所で使用される人）です。あなたがよく知っている場合に限り、その人の姓名を書いてください。そうでなければ、Mr。、Mrs.、Ms.、またはDr.を使用してください。あなたが受信者のための特定の名前を持っていないならば、あいさつ文として「問題になる可能性のある人へ」を使用してください。あいさつ文の後にコロンを使用してください。
