1980年代と1990年代には、中規模から大規模の企業だけが、高価な人事情報システム（HRIS）を購入できました。これらのプログラムでは、大型のメインフレームコンピュータと高度に熟練したプログラマがそれらを操作および保守する必要がありました。今日、ほとんどすべての企業が、人的資源情報システムを購入できるだけでなく、必要としています。従業員数が10人未満の企業でも、デスクトップコンピュータにインストールして基本的な人事プロセスを自動化することができる基本的なHRISプログラムを購入できます。
HRISとは
基本的に、HRISは情報を共有するデータベースまたはデータベースの組み合わせです。たとえば、従業員採用データベースには、求職に関連するすべての情報が取り込まれます。ビジネスで新入社員を雇うと、その人の基本的な人口統計情報が他のHRISモジュールと共有されるため、HRスタッフはデータを再入力する必要がありません。
プロセスの自動化と合理化
HRISには、従業員情報、給与、給付という3つの基本的な要素があります。これらは組織の人事部の中核的なビジネス機能を表します。 HRISは、これらのプロセスを自動化および合理化するのに役立ちます。これにより、HRスタッフはプロジェクト作業を行い、問題に対処することができます。たとえば、従業員は毎朝、自動的にデータをHRISに転送する電子タイムクロックでチェックインするために、識別番号または従業員識別カードを「スワイプ」します。これにより、給与管理スタッフが紙のタイムカードから給与計算システムに従業員の勤務時間を手動で入力する必要がなくなります。
求職申請プロセスは、HRISがコストを削減する方法のもう1つの良い例です。多くの企業では、候補者はインターネットを介して仕事に応募します。これは、HRスタッフが申請を物理的に処理し、分類し、適切な部署に転送する必要がなくなったことを意味します。
レポーティングと意思決定支援
基本的な人事プロセスは自動化されており、必要な情報はすべて接続されたデータベースに格納されているため、HRISを使用すると、報告および管理に関する意思決定支援作業が簡単になります。ほとんどのシステムには、給与期間および年初からの報酬、給付金の登録、従業員の勤務時間、出勤など、事業の管理および将来の計画に使用できるさまざまな標準HRレポートが含まれています。多くの人事システムでは、特定の問題を分析したり、戦略的計画の管理に役立つ傾向を特定したりするために、アドホックレポートを作成することができます。
法令順守サポート
これらのシステムは、W-2賃金および税務報告書、雇用機会均等委員会EEO-1雇用主詳細および概要報告書、労働災害傷害報告書（OSHA 301）など、州および連邦機関が要求する報告書および文書を作成します。報告書）。
HRISは、昇進、レイオフ、昇給などの目的で年功序列を追跡するなど、日々の業務に協定の要件を組み込むことによって、交渉された労働協定を持つ企業を支援することができます。情報技術はまた、人事部が従業員の不満やパフォーマンスの問題を監視するのに役立ちます。
HRISリンク
システムの高度さにもよりますが、HRISプログラムでは、データの共有と、財務やサプライチェーン管理などの他の重要なビジネスシステムとの統合が可能になります。さらに、いくつかのシステムは、彼らの健康保険キャリアおよび退職基金管理者へのネットワークリンクを提供することができる。これにより、雇用主および保険会社またはファンド管理者は、従業員の情報を迅速かつ簡単に共有できます。
HRISはまた、会社の人事部とその管理者および従業員を結び付けます。会社が所有および運営する安全なプライベートコンピュータネットワークであるイントラネットを使用すると、従業員は勤務時間を入力し、福利厚生プログラムまたは継続教育コースに登録し、人事部門から連絡を受けることができます。
