正式なビジネスコミュニケーションは会社のレターヘッド上にあり、通常はクロージング挨拶文の下に作家の署名が含まれています。このタイプのビジネスコミュニケーションの形式は簡単です。ただし、複数の署名が含まれている理由を説明し、複数の署名のためのスペースを確保するために、複数の人物の署名を必要とする文字は少し異なる方法で作成およびフォーマットする必要があります。
従来のブロックフォーマット
業務上の連絡文書は伝統的なブロック形式でなければなりません。つまり、日付はレターヘッドの2行下になります。受取人の名前と郵送先住所は、日付より2行下のスペースです。件名行は宛て先の情報の2行下のスペースで、最後に件名行の下の2行のスペースはグリーティングです。正式な業務上の連絡用に許容される挨拶は、「スミスさん、ジョーンズさん」、「紳士」、または単に「挨拶」です。最後の例は、あなたの手紙が性別が混在する複数の受取人宛のものである場合に役立ちます。従来のブロック形式は、各行が左マージンと同じ高さになるように段落をインデントしないことを意味します。
複数の署名の理由
あなたがあなたの通信に対処する人はすでに複数の署名者がいる理由を知っているかもしれませんが、それはあなたの手紙の本文でその理由を簡単に繰り返すのが賢明です。 1つの手紙に複数の署名が必要な場合がある場合には、複数の人からの承認を必要とするアクションの伝達、またはあなたの手紙が伝えるメッセージをサポートする複数の人々の集合的見解の表現などがあります。たとえば、「ABCカンパニーのエグゼクティブリーダーシップチームを代表して、この文書には、追加の人事スタッフを雇うというあなたの書面による要求について話し合った後に達した合意が示されています」と書くことができます。手紙の最初の段落に、あなたのコミュニケーションの理由と、手紙が複数の署名を含む理由を述べてください。あなたの手紙の以下の段落は、もちろん、左マージンと同じ高さです。
挨拶文と署名ブロックの終了
最後の挨拶文は、「非常に真にあなたのもの」、「敬意を表して」、または「よろしく」などの正式なビジネスレターに適したものである必要があります。終わりの挨拶文は、最後の段落の下の2行のスペースで始まります。
署名者が2人だけの場合は、署名を書くのに十分なスペースである4行のスペースをスキップし、最初の署名者の名前を左マージンと同じ高さに入力します。署名者の名前の下の行に、その役職または役職を入力します。 2人目の署名者の名前と位置、またはタイトルのためにさらに4行のスペースをスキップします。組織内で上位にランクされている人の名前と役職が、最初の署名ブロックになります。
署名者が3人いる場合は、4行のスペースをスキップして、署名者1の名前を左マージンと同じ高さに入力します。タブオーバーして署名者2の名前を入力します。 1行のスペースをスキップしてSigner 1の位置またはタイトルを入力し、Tabキーを押してSigner 2とSigner 3についても同じようにして、それらのタイトルが直接タイプされた名前の下になるようにします。
4人の署名者の場合は、4行のスペースをスキップして、署名者1の名前を左マージンと同じ高さに入力します。ページ中央まで移動して、署名者2の名前を入力します。次の行にスキップして、署名者1と署名者2の位置またはタイトルをそれらの名前のすぐ下に入力します。さらに4行のスペースをスキップして、署名者3と署名者4のフォーマットを繰り返します。
ドラフトを回覧する
あなたは一人以上の人を代表して手紙を作成しているので、あなたが彼らの署名を要求する前に草稿を回覧するのは良い習慣です。彼らにあなたの意見を歓迎し、下書きを電子メールで送るか、または各人に個別に訪問してもらいましょう。誰もが手紙のメッセージの内容と配達に同意するとき、最終版を準備して、あなたが彼らの署名のためにあなたが個人的にそれを回覧することを皆に知らせてください。
