購買は、他の部門が必要とする物資や資材が効率的に調達されるようにする、会社の財務部門内の部門です。すべての部門に注文されたものはすべて、購買部門を通過する必要があります。会社によって購買ガイドラインが異なりますが、すべての会社に標準の購買手順があります。
発注書
各部門から要求されたすべてのサービス、材料、または供給は、購買発注として送信する必要があります。この購買発注は、正しい金額が仕入先または供給元に支払われるようにするための会計番号です。この番号は注文を追跡して、必要な品質と数量だけでなく、タイムリーにも確実に受け取られるようにします。購買発注は、発注後に会社に請求するときに仕入先またはサプライヤによっても使用されます。
購入見積もり
購買部門は、要求された製品、サービス、または消耗品を見つける責任があります。購買担当者は、さまざまなサプライヤを見つけて見積もりを要求し、どのベンダーが部門要求のニーズを満たすかを決定します。購買手順では、購買部門がサプライヤおよび仕入先から見積依頼を行うプロセスの概要を説明します。各部門長は、必要な品目、必要な品目の詳細、および各部門を運営するのに必要な数量について、購買部門に通知する必要があります。
モニタリング手順
部門が購買部門に必要なサービス、供給品または品目に関する情報を提供すると、購買担当者はプロセス全体を通して注文を監視します。変更または更新があった場合は、注文に割り当てられた購買担当者が仕入先にフォローアップし、注文が受信されるまで監視する必要があります。アイテムが受け取られた後に、購買部は注文が正しく、契約された仕様の範囲内であることを確認します。
