会計士が会計帳簿を記録するために紙の台帳と鋭い鉛筆を使った時代は終わりました。コンピュータ化された会計処理は、Fortune 100社の企業から一人のソロプレナー企業まで、多くの企業で一般的になっています。
インターネットとオンラインおよびデスクトップベースのシステムの両方が利用可能であるため、会計ソフトウェアのコストが下がり、一部のベンダーは無料のオンライン簿記システムも提供しています。これらのシステムには在庫を追跡できないなど、いくつかの制限がありますが、通常、コンサルティングやその他のサービス関連企業など、小規模またはサービスベースの企業に十分な機能を提供します。
コンピュータ会計システムとは何ですか？
コンピュータ化された会計システムは、月次報告書、年次財務諸表、納税申告書、および会社の業務、効率性および収益性を分析するために使用されるその他のレポート構成の財務出力の作成を目的として、会社のすべての会計取引を追跡するように設計されたソフトウェアで構成されます。
無料または低コストのオンラインソフトウェアシステムでは特定のビジネスにあまりカスタマイズ性がありませんが、大企業では多くの場合、メインフレームのコンピュータサーバーにインストールされ、複数のユーザーが利用できるコンピュータ会計システムソフトウェアパッケージを使用します。
この種の大規模なコンピュータ化された会計ソフトウェアはしばしば高度のカスタマイズ性を伴う。企業は、複数の通貨、世界のさまざまな場所にある事業体、およびさまざまな製品セットを販売する会社の支店に対応するように設計されたソフトウェアを使用できます。また、企業の業界および運用上のベンチマークに特化した主要業績評価指標を計算する一連の財務レポートを作成するようにカスタマイズすることもできます。
誰がコンピュータ化された会計システムを使いますか？
最近では、ほぼあらゆる規模や種類の企業のニーズに合わせてさまざまなソリューションを利用できるため、ビジネスではだれでもコンピュータ化された会計システムを使用できるように思われます。たとえば、非常に人気のある会計ソフトウェアであるQuickbooksは、長年にわたり、小規模から中規模までさまざまな企業で使用されてきました。同社はそのソフトウェアのオンライン版とデスクトップ版の両方を提供しており、そのソフトウェアはかなり経済的な価格でかなりの量のカスタマイズに対応している。
システムの設定
コンピュータ化された会計ソフトウェアシステムを設定することに含まれる仕事はあなたのビジネスの規模と構造によって異なります。たとえば、従業員なしでコンサルタントとして働いている場合は、オンライン会計ソフトウェアを使用して、1人の顧客に費やした時間を記録し、すべての顧客の名前と住所の情報を保管し、請求書を作成して請求書を記録できます。あなたのクライアントからの支払い。
たとえば、顧客が30日以内に支払うことを許可した場合、既製の会計ソフトウェアには売掛金勘定科目が組み込まれているので、取引を記録して、顧客からの未払いのすべての支払を日付とともに表示できます。未払いの請求書の年齢を確認できるように、請求書を発行しました。
より複雑な業務を行う会社の場合、ほとんどのソフトウェアを使用して、会社や業種に固有のアカウントコードとカテゴリを使用して勘定科目表を設計できます。たとえば、特定の部署や部署のエントリを記録するときに、データを整理するのに役立ちます。システムをどのように設計したかに応じて、部門別または部門別に会社の収益性を調べるための一連の財務諸表またはレポートを生成することもできます。
システムにおける現金と見越会計
あなたは、ほとんどの会計ソフトウェアで現金または発生主義で会計取引を記録することができます。簡単に言えば、現金と発生主義の会計システムの主な違いは、売掛金と買掛金の存在にあります。現金および発生主義会計は、売上からの現金受領のタイミングと経費の支払いに費やした金額を記録する方法によって異なります。
物を払ったり現金で支払ったりすると、売上と経費はリアルタイムで記録されます。未収会計を使用すると、売上を受け取っていない場合や経費を支払っていない場合でも、売上を計上した時点で売上を計上し、発生した時点で支出を計上します。たとえば、発生主義の会計システムでは、年末に支払う必要がある保険契約のために毎月エントリを作成してお金を稼ぐことになります。このエントリをプリペイド保険と呼ばれる資産勘定に記録します。会社の現金口座の残高を減らし、それに対応して毎月の前払い保険口座の残高を増やすことによって、すでにお金が使われたかのように取引を記録します。
納税申告は現金ですか、それとも発生基準ですか。
会計ソフトウェアを使用する正当な理由には、データ収集および報告機能が含まれます。納税期間がやってくると、ソフトウェアがあなたの会社の連邦および州の納税申告を正確かつ効率的に完成するためにあなたがあなたの収入と支出データを蓄積することをはるかに容易にします。
納税申告書の入力に使用する会計データは、会社の規模および使用することを選択した会計方法に応じて、現金または発生主義のいずれかになります。 IRSには、現金または発生主義会計が自分のビジネスに最適かどうかを判断するのに役立つ特定の規則があります。
たとえば、あなたの会社が毎年100万ドル未満の収入を稼いでいる場合、あなたは現金会計法を使うことができます。在庫がある場合、IRSでは、特にあなたの事業の在庫部分に発生主義会計を使用することを要求しています。少数の例外を除いて、あなたの事業がC法人である場合、あなたが発生主義であなたの納税申告書を提出するように、IRSは発生主義会計の使用をあなたに要求します。
あなたの会社が最初の確定申告をするとき、あなたは現金か見越方法のどちらかを選びます。 IRSでは、あなたの会社の収入と支出を最も完全かつ正確に把握できる方法を選択する必要があります。また、年ごとに同じ方法を使用する必要があります。そうでなければ、IRSがあなたの現在のデータをあなたの過去の数字と比較する必要があるなら、それは非常に困難になります。会計方法を変更する場合は、IRS Form 3115を使用して許可を申請する必要があります。
システム機能
コンピュータ化された会計ソフトウェアは簿記の基本を提供する最低限のものにすることができ、あるいは簿記だけでなく在庫管理、流通追跡、製造および進行中の追跡、顧客関係管理も提供する本格的なソフトウェアソリューションを使用できます。 、時間とプロジェクト管理など。
継続的なソフトウェアの進化のおかげで、会計パッケージは日々のトランザクション作業をより多く行い、ビジネスで他の付加価値作業を行うことができるようになります。
ビジネスの成長をどのように予測し、会計ソフトウェアがスケーラブルであるかを確認することで、追加のアカウント、追加のビジネスユニットに対応し、多数の在庫ユニットを処理したり、サードパーティのバーコードに結びつけることができます。ソフトウェアシステム、とりわけ。たとえば、小売店を運営している場合、システムに情報を入力するためにバーコードスキャナとコード化された製品タグを使用して、選択したシステムに応じてレジの取引を会計ソフトウェアに自動的に記録させることができます。
会計ソフトウェアの長所
会計ソフトウェアを使用すると、会社にいくつかの利点があります。まず第一に、コンピュータ化された会計システムの構造と規律はあなたの会社が正確な財務諸表を作成できることを確実にします。これは、銀行の資金調達などの外部用途にこれらを提供する必要がある場合、または一般に認められている会計原則（GAAP）に従って財務諸表を表示する必要がある場合に特に重要です。
特に予算や予測を作成したい場合、会計ソフトウェアは時間を節約することができます。履歴データのレポートを生成し、次の1年の予算または予測を作成するためにいくつかの調整を加えて予測するだけで済みます。
特に、支払いシステムへの請求書の入力など、より日常的な簿記作業を手助けするために管理職員を交差訓練することができる場合は、全体的な会計プロセスの効率化と効率化も可能です。
会社の請求書を生成すると、会計ソフトウェアは自動的にその金額を会社の売掛金残高に追加します。同じ会計ソフトウェア内で一緒に機能するこの機能のすべてがエラーを減らし、あなたがどんな取引も亀裂から抜け出さないように確実にするのを助けます。
ソフトウェア短所
コンピュータ化された会計システムを使用することには、いくつかの欠点がありますが、それでも帳簿と鉛筆で本を保管するよりも意味があります。潜在的な欠点を理解したら、これらの問題がビジネスで問題にならないようにするための対策を講じることができます。会計システムは複雑で、スタッフにとっては多少難しい場合があります。あなたやあなたのスタッフが、ニュアンスや会計の詳細を理解することを望んでいたり要求していないのであれば、ベアボーンの会計パッケージはちょうどいいかもしれません。
たとえば、より確立された会社、または在庫、仕掛品、複数の事業体、会社間取引などの複雑な構造を持つ会社がある場合、より高度な訓練を受けたはるかに複雑な会計システムが必要になります。それを管理するためのスタッフ。
あなたは会計システムのための継続的な費用があるかもしれません。たとえば、クイックブックのオンライン版を選択した場合は、毎月の月額料金がかかります。大規模なソフトウェアパッケージ、特に会社のサーバーにインストールされているものは、多くの場合ライセンス料がかかります。たとえば、あなたの会社にあなたの会計システムにアクセスする必要がある10人がいるとします。ソフトウェアプロバイダは、ソフトウェア購入の基本コストに加えて、各ユーザーライセンスに対して1回限りの年間料金または月額料金を請求する可能性があります。
目的を問わず他のソフトウェアと同様に、開発者はソフトウェアを絶えず改良および更新して、コンピューティングの変化またはフィールドの変化に伴って進化することができるようにします。このため、特にオンラインベースのソフトウェアを使用していて、定期的なデータのバックアップを経理システムの重要な部分にする場合は、時々ダウンタイムが発生することが予想されます。
あなたの会社に適したコンピュータ化された会計ソフトウェアを選ぶときあなたの研究をしなさい。ソフトウェアを実装してデータをロードするためにすべての作業を行っても、1〜2年後に、選択したソフトウェアの機能が少なすぎ、成長するビジネスに対応できない、または無関係な機能が多すぎることを確認するだけでは面白くありません。必要以上に複雑になります。
カスタマーサービスも重要な要素ですので、単なるオンラインの知識ベースではなく、できれば24時間365日のサポートを受けることができる会社と、話すことのできる生の人を選択してください。また、クラウドベースの会計システムを使用している場合は、機密の財務情報がオンラインハッカーに公開される可能性があるため、会社のインターネット接続とデータを保護するための対策を講じる必要があります。
システムのアップグレード
切り詰められた会計ソフトウェア、あるいは手動の簿記システムを使ってビジネスを始めた場合は、ある時点であなたのビジネスを次のレベルに引き上げるためにあなたのコンピュータ化された会計をアップグレードすることに決めるかもしれません。移行を容易にし、会計上の成功に向けて会社を立ち上げるためには、新しい会計ソフトウェアパッケージに移行する前に準備作業を行うのが役立ちます。
誤った、誤った入力、または不完全な情報を含む会計情報がある場合、これらの間違いが新しいシステムに引き継がれ、会計帳簿の整合性を保つことが難しくなるため、履歴データの整理から始めます。
年末または少なくとも四半期末に新しいシステムに移行して、締め切り日を明確にすることができます。これは将来、特定の過去の取引を振り返る必要があるときに役立ちます。次に、会社の勘定科目表でエラーがないか調べ、必要に応じて新しい勘定科目を追加します。あなたの顧客リスト、ベンダリスト、従業員のリスト、そしてあなたの会計ソフトウェアに含まれていた古い、使われていないアカウントあるいは重複したエントリを含む可能性のある他のリストを見直す。
会社の試算表の各総勘定元帳勘定科目に会計担当者に監査を依頼し、口座の残高が実際に正確であることを確認します。新しいシステムではこれらの取引の詳細に対応できない可能性があります。つまり、エラーを含む口座残高を繰り越しても、間違いや不正確さの解決に役立つ情報は新しいシステムにはありません。最後に、会計担当者または公認会計士に相談してシステム設定を確認できるかどうかを確認し、会計ワークフローを合理化または効率化する可能性のある修正を推奨します。
