詳細なプロジェクト管理計画またはプロセスを作成するには、製品またはサービスを作成するために必要な手順と作業を文書化する必要があります。あなたの行動計画は、開始からモニタリング、実行、管理、閉鎖までの全段階を含むプロジェクト全体を記述するべきであり、プロジェクト管理協会を推奨します。範囲、スケジュール、コスト、品質に関する概要と詳細を含めます。また、プロジェクトチームのメンバー、コミュニケーション戦略、リスク、購入プロセス、および変更を管理するためのテクニックをリストする必要があります。
テンプレートを使う
あなたはあなた自身のフォーマットを作成することができますが、それは既存のデザインから始めることがしばしばより簡単です。 Microsoft Office、PM Docs、PM LinksなどのWebサイトからテンプレートをダウンロードします。テンプレートを使用すると、必要なトピックをすべて網羅し、各プロジェクトとの一貫性を保つことができます。さらに、テンプレートは、あなたの計画を承認し、資金を割り当て、そしてリソースを提供する人々を特定するようにあなたに思い出させます。
概要ステートメントは状況を説明するために使用されます。たとえば、プロジェクトの必要性を引き起こしたビジネス条件をリストします。これには、顧客からのフィードバック、競合他社の計画、投資家の要求などが含まれます。範囲、スケジュール、および予算用のセクションを作成します。これらのセクションでは、作成を計画している製品またはサービス、プロジェクトのマイルストーン、プロジェクトに取り組む必要のある人数、および予算の制約について詳しく説明します。品質管理プロセスを説明し、品質保証戦略と品質管理の取り組みを含むセクションを作成します。あなたが従うことを計画しているプロセスを文書化することによって、あなたはプロジェクトの目標と目的を達成するために彼らがする必要があることをすべてのチームメンバーに話しています。
詳細
プロジェクトチームのメンバー、その役割と責任、そして時間に関する約束を支援セクションに挙げてください。さらに、毎週のステータスレポートの作成や毎月の会議の開催など、従うべきコミュニケーション戦略についても説明します。たとえば、各チームメンバーに何をさせたいのかを示すテーブルを含めることができます。最初の列にタスクを含め、2番目の列に未開始、進行中、完了、または遅延などの状況を文書化します。 3列目に追加のコメント用のスペースを追加します。
プロセス
最後に、サプライヤの遅延やその他の利害関係者の要件など、潜在的なリスクを処理するための計画を説明します。購入プロセスを定義し、誰が計画の調整を承認するかなど、変更を管理するための手法をリストします。
承認
計画が完了したら、プロジェクトチームと詳細を確認します。承認のためにあなたの利害関係者にそれを配布する前に彼らのフィードバックを組み込んでください。計画が承認されたら、手順に従って作業を開始します。コミュニケーション戦略の手順に従って、チームメンバーに進捗状況を知らせます。作業を継続しながら、学んだテクニックを次のプロジェクトに組み込めるように、自分の努力を評価します。
